メールで届いた注文書を自動で印刷する
メールで届く注文書を、紙で回している現場向けの手順です。届いたら印刷し、受付の記録も残します。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
事務がメールを見張り、注文書が届くたびにPDFを開いて印刷し、現場に持って行っている。
- 01自動
受け取る
注文用のアドレスにメールが届いたら動き出す
- 02自動
選ぶ
添付のうち、注文書のPDFだけを選ぶ
- 03自動
印刷する
現場のプリンタで、決まった部数を印刷する
- 04自動
記録する
受付の一覧に、届いた時刻と送り主を書く
- 05人
確かめる
PDFが開けなかったメールだけ、手で対応する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：PDFが開けなかったメールと、印刷に失敗したとき
入力
- ・注文書のPDFが付いたメール
出力
- ・印刷した注文書
- ・受付の一覧（Excel）
動かす前に確かめること
迷惑メールを刷らない
知らない送り主の添付まで刷ると、危ないファイルを開くことになります。登録した取引先からのメールだけを刷ります。
夜間に届いた分
夜に届いた注文書は、朝まで紙がプリンタに残ります。人目に触れてよいかを確かめ、刷る時間を決めます。
RPAを使わなくてよい場合
印刷せず画面で受注を進められるなら、印刷そのものをやめる方が手間は減ります。注文書を受注の画面に入力するところまで自動にする方法もあります。
月8.3時間の作業が、0.4時間に
注文書 月500件、1件1分の作業が0.05分になる場合のモデル試算です。年95時間、時給3,000円で約29万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「注文書の取り込み」
よくある質問
本文だけの注文メールも印刷できますか？
できます。本文をPDFにしてから印刷する手順にします。
印刷と同時に受注の入力もできますか？
できます。注文書を読み取って、受注の画面に入力する手順を足せます。
最終更新：
関連する自動化レシピ
全社共通｜Excel・Outlook・PDF
宛名と添付を1人ずつ変えてメールを一斉送信する
月10時間 → 0.5時間（モデル試算）
全社共通｜Webシステム・Excel・PDF・Outlook
Webシステムの数字で週次レポートを作りメールで送る
月4時間 → 0.7時間（モデル試算）
経理・財務｜Outlook・PDF・Excel
受け取った請求書の受領一覧を作る
月6.7時間 → 1時間（モデル試算）
経理・財務｜PDF・Excel・Outlook
請求書のPDFを取引先ごとにメールで送る
月6時間 → 0.6時間（モデル試算）
経理・財務｜Excel・PDF・Outlook
仕入先への支払通知書を作ってメールで送る
月6.7時間 → 0.7時間（モデル試算）
経理・財務｜Excel・PDF・Outlook
小口現金の出納帳を締めて補充を申請する
月8時間 → 1.3時間（モデル試算）
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るOutlook（Microsoft Corporation）、Excel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。