宛名と添付を1人ずつ変えてメールを一斉送信する
取引先ごとに違う請求書や通知書を添付して、1通ずつメールを送る作業を自動にします。宛名や添付の取り違えも防ぎます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
Excelの一覧を見ながら、Outlookで1通ずつ宛先・宛名・添付を入れ替えて送っている。100通を超えると半日かかる。
- 01自動
読む
一覧から宛先・宛名・添付するファイル名を読む
- 02自動
下書きする
本文に宛名を入れ、決まったファイルを添付した下書きを作る
- 03人
確かめる
最初の数通と、添付が見つからなかった宛先を確かめる
- 04自動
送る
間を空けながら、1通ずつ送る
- 05自動
記録する
送った日時を一覧に書き、送れなかった宛先を知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：送る前の最初の数通と、添付が見つからなかった宛先
入力
- ・宛先一覧（Excel）
- ・相手ごとの添付ファイル
出力
- ・送ったメール
- ・送信の記録
動かす前に確かめること
送信数の上限
メールサーバーには、1日や1分あたりに送れる数の上限があります。会社の設定を確かめ、送る間隔を空けます。
添付の取り違え
添付は宛先のコードとファイル名の両方で合わせます。合わないときは送らずに止めます。
RPAを使わなくてよい場合
添付ファイルが要らないなら、Word の差し込み印刷で「電子メール メッセージ」を選ぶと、宛名を変えたメールを一人ずつ送れます。ただし添付や CC は付けられません。
月10時間の作業が、0.5時間に
個別のメール 月300通、1件2分の作業が0.1分になる場合のモデル試算です。年114時間、時給3,000円で約34万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
Gmailから送れますか？
送れます。ブラウザでGmailを開き、同じ手順で1通ずつ送ります。
添付にパスワードを付けて送れますか？
付けられますが、パスワードを別のメールで送る方法は勧められなくなっています。共有リンクで送る方法も検討します。
最終更新：
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