Excelの管理表とWebシステムの二重入力をなくす
部署のExcelに入れた内容を、全社のシステムにもう一度入れる手間をなくします。変わった行だけを見つけて、システムの方を更新します。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
案件の状態をExcelの管理表で更新したあと、同じ内容を全社のWebシステムにも入力している。片方だけ直して食い違うことがある。
- 01自動
見比べる
前回の写しと比べ、管理表で変わった行を見つける
- 02自動
開く
Webシステムで、その案件の画面を番号で開く
- 03自動
更新する
状態・金額・予定日を、管理表の値に書き換える
- 04自動
残す
反映した日時を管理表に書き、写しを取り直す
- 05人
直す
システムに案件が無いなど、反映できなかった行を直す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：システム側で先に更新されていた行と、反映できなかった行
入力
- ・部署の管理表（Excel）
出力
- ・更新したWebシステムのデータ
- ・反映の記録
動かす前に確かめること
どちらを正にするか
両方で直されると、どちらが新しいか分からなくなります。項目ごとにどちらを正にするかを決めます。
消した行
管理表で行を消しても、システムからは消しません。消す場合は状態を「中止」にするなど、運用で決めます。
RPAを使わなくてよい場合
全員が Webシステムに直接入力し、Excel はシステムから出した一覧を見るだけにできるなら、二重入力そのものが無くなります。
月10時間の作業が、1時間に
更新 月300件、1件2分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年108時間、時給3,000円で約32万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「システム間の二重入力」
よくある質問
逆に、システムの変更をExcelに戻すこともできますか？
できます。システムの一覧を読み、管理表の行を書き換える手順を足します。
Excelのレイアウトを変えずに使えますか？
使えます。番号の列があれば、いまの管理表のまま動かせます。
最終更新：
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