SaaSごとの利用者数を集めて棚卸しする
部署ごとに契約したSaaSの管理画面から、利用者と最終ログインを集めて1枚の表にします。契約の席数と比べ、余っている席と使われていないIDを出します。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
SaaSごとに管理者が違い、利用者の数は契約更新のときに各部署へ聞いて集めている。
- 01自動
ログインする
SaaSの管理画面に、保存した管理用IDで順にログインする
- 02自動
書き出す
利用者の一覧と最終ログインを書き出す
- 03自動
まとめる
SaaSごとに、契約席数・利用者数・60日未ログイン数を表にする
- 04人
決める
契約の担当者が、席を減らすかを決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：席を減らすか、未使用IDを止めるかの判断
入力
- ・SaaSの契約一覧（席数・更新日）
- ・各SaaSの利用者一覧
出力
- ・SaaS棚卸し表（Excel）
- ・未使用IDの一覧
動かす前に確かめること
管理画面の2段階認証
多くのSaaSは管理者のログインに追加の確認を求めます。RPA用の管理IDでの扱いを、SaaSごとに先に確かめます。
利用規約の確認
管理画面を自動で操作してよいか、SaaSの利用規約を確かめます。APIが用意されていれば、そちらを優先します。
閲覧用の管理者
棚卸しには、利用者を見るだけの管理者ロールで足ります。請求や設定を変えられる権限は付けません。
RPAを使わなくてよい場合
SaaSの数が多く、シングルサインオンでまとめて管理しているなら、SaaS管理の専用サービスで利用状況を集める方法もあります。数が少なければ、更新の前に管理画面を見るだけで足ります。
月3.8時間の作業が、0.5時間に
SaaS 15サービス×月1回、1件15分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年39時間、時給3,000円で約12万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「取引先ポータルからのデータ取得」
よくある質問
部署が勝手に契約したSaaSも見つけられますか？
この手順は登録済みのSaaSが対象です。経費の明細からSaaSらしい支払いを抜き出す手順を足すと、見つけやすくなります。
契約の更新日も知らせられますか？
契約一覧の更新日を見て、事前に担当者へ知らせる手順を足せます。
最終更新：
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