ソフトウェアのライセンス台帳とインストール数を照らす
ソフトごとに、持っているライセンス数と実際に入っている台数を毎月照らします。保有数を超えたソフトと、更新期限が近い契約を担当者に知らせます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
ライセンス証書をExcelの台帳に書き、インストール数は監査の前にまとめて数えている。更新の期限は担当者の記憶に頼っている。
- 01自動
書き出す
資産管理ツールから、ソフトごとのインストール台数を書き出す
- 02AI
名前をそろえる
版や言語で違うソフト名を、台帳の製品名にまとめる
- 03自動
照らす
台帳の保有数とインストール台数を比べ、超過を抜き出す
- 04自動
期限を見る
更新期限が90日以内の契約を抜き出す
- 05人
対応する
超過の理由を調べ、更新するかを決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：保有数を超えたソフトの理由確認と、更新の判断
入力
- ・ライセンス台帳（Excel）
- ・インストール一覧
出力
- ・超過・期限の一覧
- ・担当者への通知メール
動かす前に確かめること
ライセンスの数え方
PC単位・利用者単位・同時接続など、数え方は製品で違います。台帳に数え方の列を持ち、照らし方を分けます。
名前のまとめ違い
AIが別の製品を同じ名前にまとめると、数が狂います。初回はまとめ方の対応表を人が確かめ、以後はその表を使います。
RPAを使わなくてよい場合
使っている資産管理ツールにライセンス管理の機能があり、保有数を登録できるなら、ツールの中で超過を見るだけで足ります。
月2.5時間の作業が、0.3時間に
ソフト 80製品の月次の照合、1件150分の作業が15分になる場合のモデル試算です。年27時間、時給3,000円で約8万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
サブスクリプションの製品も扱えますか？
扱えます。契約の期間と自動更新の有無を台帳に持たせ、期限の通知に使います。
未使用のインストールを見つけられますか？
資産管理ツールに起動の記録があれば、長く起動していないPCを候補に出せます。
最終更新：
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