ジンベイ
情報システム登録入社者一覧のExcelが共有フォルダに置かれたとき（フォルダ監視）

入社者のMicrosoft 365アカウントを一括で作る

入社者の一覧から、Microsoft 365のアカウントを作り、ライセンスと部署のグループを付ける作業を自動にします。作ったアカウントの初期情報は、上長あての案内メールにまとめて送ります。

使うもの：Excel・Microsoft 365 管理センター・Outlook

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

人事から届くExcelを見ながら、管理センターでユーザーを1人ずつ追加し、ライセンスと配布グループを手で選んでいる。4月は数十人分が重なる。

  1. 01自動

    一覧を読む

    入社者一覧のExcelから、氏名・ローマ字・部署・入社日を読み込む

  2. 02AI

    アドレスを決める

    社内のルールでアドレスを作り、既存の人と重ならないか確かめる

  3. 03人

    確かめる

    同姓同名や旧姓の扱いなど、ルールで決めきれない人だけを確かめる

  4. 04自動

    作成する

    管理センターでユーザーを作り、ライセンスと部署のグループを付ける

  5. 05自動

    知らせる

    初期パスワードの受け渡し方法を、上長あてのメールで知らせる

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：アドレスのルールで決めきれない人と、作成でエラーになった人だけ

入力

  • ・入社者一覧（Excel）
  • ・部署とグループの対応表

出力

  • ・作成したMicrosoft 365アカウント
  • ・作成結果の一覧（Excel）

動かす前に確かめること

管理者権限の渡し方

RPA用の専用アカウントを作り、ユーザー管理者とライセンス管理者の役割だけを付けます。全体管理者の権限は渡しません。

初期パスワードの扱い

パスワードを平文のメールで送らない運用にします。受け渡しは対面か、別の経路に分けます。

ライセンスの在庫

購入済みのライセンスが足りないと割り当てで止まります。作成の前に残り数を確かめる手順を入れます。

RPAを使わなくてよい場合

管理センターの「複数ユーザーの追加」でCSVを読み込めば、ライセンス付きで一度に作れます。グループ追加や案内メールが要らないなら、CSVの取り込みだけで足ります。

出典：Microsoft Learn「Microsoft 365 に複数のユーザーを同時に追加する」

月5時間の作業が、0.7時間に

入社者 月20人、1件15分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年52時間、時給3,000円で約16万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

手順と試算をもっと詳しく：活用例「Excelからの転記」

よくある質問

Teamsのチームへの追加もできますか？

できます。部署ごとに入るチームを対応表に書いておけば、同じ流れで追加します。

入社日より前に作って、サインインは止めておけますか？

できます。作成時にサインインをブロックしておき、入社日の朝に解除する手順を分けて動かします。

最終更新：

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