ジンベイ
情報システム照合毎月1日9時（スケジュール実行）

退職者のアカウント削除漏れを照合する

退職した人のアカウントが、どのシステムに残っているかを毎月まとめて洗い出します。止める作業は人が判断し、結果は監査に出せる形で残します。

使うもの：Excel・Microsoft 365 管理センター・Webシステム

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

退職者の連絡を受けたときにメールとADは止めているが、部署ごとに入れたSaaSや業務システムは止めたかどうか分からないまま残っている。

  1. 01自動

    一覧を集める

    各システムの管理画面から、ユーザーの一覧を書き出す

  2. 02AI

    名寄せする

    メールアドレス・社員番号・氏名の表記ゆれをまとめて、同じ人を結び付ける

  3. 03自動

    突き合わせる

    退職者一覧と照らし、退職後も有効なアカウントを抜き出す

  4. 04人

    判断する

    残す理由があるものと、止めるものを担当者が決める

  5. 05自動

    記録する

    照合の結果と判断を、月ごとの点検記録に残す

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：名寄せできなかったアカウントと、止めるかどうかの判断

入力

  • ・退職者一覧（人事）
  • ・各システムのユーザー一覧

出力

  • ・残っているアカウントの一覧
  • ・月次の点検記録（Excel）

動かす前に確かめること

共用アカウントの扱い

部署で共用しているIDは、人に結び付かず毎回あがってきます。共用IDの一覧を別に持ち、除外します。

読み取りだけの権限にする

照合だけなら、各システムで閲覧用の管理者権限で足ります。削除までRPAに任せる場合は、承認のあとに別の手順で動かします。

書き出しの形式が変わる

SaaSの画面の更新で、一覧の項目名や並びが変わることがあります。照合の前に列の名前を確かめる手順を入れます。

RPAを使わなくてよい場合

全システムがディレクトリと連携していて、ADやEntra IDで止めればまとめて使えなくなる構成なら、照合は要りません。連携していないシステムが多いほど効きます。

月6.7時間の作業が、0.8時間に

10システム×月1回の照合、1件40分の作業が5分になる場合のモデル試算です。年70時間、時給3,000円で約21万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

手順と試算をもっと詳しく：活用例「取引先ポータルからのデータ取得」

よくある質問

異動で不要になった権限も見つけられますか？

人事の所属と、システムでの権限を突き合わせれば見つけられます。部署ごとの付与ルール表が要ります。

ISMSの内部監査に使えますか？

照合の日付・対象・判断が記録に残るので、点検の証跡として使えます。様式は監査の担当者と合わせてください。

最終更新：

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