ジンベイ
情報システム集計毎月5日9時（スケジュール実行）

Microsoft 365のライセンスを棚卸しする

誰にどのライセンスが付いていて、実際に使っているかを毎月まとめます。90日使っていない人や、退職者に付いたままのライセンスを一覧にします。

使うもの：Microsoft 365 管理センター・Excel

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

更新の時期になってから、管理センターのユーザー一覧と使用状況レポートを書き出し、Excelで突き合わせて余っている数を数えている。

  1. 01自動

    書き出す

    アクティブなユーザーの一覧と、使用状況のレポートを書き出す

  2. 02自動

    突き合わせる

    ユーザーごとに、付いているライセンスと最終の利用日を並べる

  3. 03AI

    候補を分ける

    長く使っていない人を、休職・退職・兼務などの理由ごとに分ける

  4. 04人

    判断する

    外してよい候補を、部署の担当者と確かめる

  5. 05自動

    報告する

    種類ごとの購入数・割り当て数・未使用数を表にまとめる

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：外す候補のうち、休職や長期出張など事情がある人の判断

入力

  • ・アクティブなユーザーの一覧
  • ・Microsoft 365 の使用状況レポート

出力

  • ・ライセンス棚卸し表（Excel）
  • ・外す候補の一覧

動かす前に確かめること

レポートの名前が隠れている

使用状況レポートは、初期設定でユーザー名が隠されています。表示に切り替えるかは、社内のプライバシーの決まりに沿って決めます。

閲覧用の役割で足りる

書き出しだけなら、レポート閲覧者などの読み取りの役割で足ります。棚卸しのために全体管理者をRPAに渡す必要はありません。

データの遅れ

使用状況レポートは反映まで数日かかることがあります。月初すぐではなく、少しあけて動かします。

RPAを使わなくてよい場合

ライセンスの種類が1つで人数も少なければ、管理センターの「課金情報」の画面で割り当て数を見るだけで足ります。Microsoft Graph のレポートAPIを使える人がいれば、集計まで組み込めます。

出典：Microsoft Learn「Microsoft 365 Admin Center Usage Reports Overview」

月3時間の作業が、0.3時間に

月1回の棚卸し（300ユーザー）、1件180分の作業が20分になる場合のモデル試算です。年32時間、時給3,000円で約10万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

手順と試算をもっと詳しく：活用例「売上の日次レポート」

よくある質問

Copilotなどのアドオンのライセンスも対象にできますか？

管理センターで割り当てが見えるものは同じ表に入れられます。利用状況のレポートがあるものは、利用日も並べます。

外す作業まで自動にできますか？

できます。人が外すと決めた行だけを対象に、管理センターで割り当てを外す手順を足します。

最終更新：

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