Excelの申請書を社内の申請システムに転記する
Excelの申請書で受けたものを、総務が申請システムに打ち直す作業を自動にします。記入漏れは入力の前に見つけて差し戻します。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
部署からメールで届くExcelの申請書を、総務が申請システムの画面に打ち直し、見積書のPDFを添付して回している。
- 01自動
見張る
受付フォルダに申請書が入ったら動き出す
- 02自動
読む
申請者・品名・金額・理由・添付のファイル名を読む
- 03自動
調べる
必須の欄が空いていないか、金額の計算が合うかを調べる
- 04自動
入力する
申請システムの画面に入力し、添付を付けて下書き保存する
- 05人
差し戻す
記入漏れがあった申請だけ、申請者に戻す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：記入漏れや計算の合わない申請と、下書きを申請に回す前の最終の確認
入力
- ・Excelの申請書
- ・見積書などの添付
出力
- ・申請システムの下書き
- ・受付の記録
動かす前に確かめること
誰の名前で申請するか
代わりに入力すると、申請者が総務になってしまうことがあります。代理申請の機能があるか、運用を先に決めます。
承認は人
入力は自動にしても、承認は必ず人が行います。手順は下書き保存か申請までで止めます。
RPAを使わなくてよい場合
申請者が自分で申請システムに入力できるなら、Excel の申請書をやめる方が手間は減ります。移行の途中で両方が残る間に、この手順が役立ちます。
月12.5時間の作業が、1.3時間に
申請 月150件、1件5分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年135時間、時給3,000円で約41万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Excelからの転記」
よくある質問
紙の申請書でも使えますか？
使えます。スキャンした申請書から、AIが項目を読み取ります。手書きは人の確認を多めにします。
承認された後の処理も自動にできますか？
できます。承認済みになった申請を見て、発注や台帳への記録に進む手順を足せます。
最終更新：
関連する自動化レシピ
情報システム｜Webシステム・Excel・Outlook
ソフトウェアのライセンス台帳とインストール数を照らす
月2.5時間 → 0.3時間（モデル試算）
情報システム｜Webシステム・Excel・Outlook
ドメインの更新期限を管理画面から集める
月1.3時間 → 0.1時間（モデル試算）
情報システム｜Webシステム・Excel・Outlook
Windows Updateの適用状況をPCごとに集める
月2時間 → 0.3時間（モデル試算）
全社共通｜Webシステム・Excel・Outlook
Excelとメールとシステムをまたぐ作業を、VBAなしで自動にする
月3時間 → 0.3時間（モデル試算）
全社共通｜Webシステム・Excel・PDF・Outlook
Webシステムの数字で週次レポートを作りメールで送る
月4時間 → 0.7時間（モデル試算）
総務・法務｜Excel・Outlook
契約の更新期限が近いものを担当者に知らせる
月5時間 → 0.5時間（モデル試算）
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るExcel（Microsoft Corporation）、Outlook（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。