契約の更新期限が近いものを担当者に知らせる
台帳を見て、更新や解約の判断が要る契約を担当に知らせる作業を自動にします。自動更新の契約も、解約の通知期限から逆算して知らせます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
法務の担当が月に一度台帳を見て、期限の近い契約を探し、担当部署にメールで更新するかを聞いている。
- 01自動
探す
台帳から、解約の通知期限が60日以内の契約を探す
- 02自動
聞く
担当部署に、更新・条件変更・解約のどれにするかを聞くメールを送る
- 03AI
返事を読む
返事のメールから、更新するかどうかを読み取る
- 04自動
記録する
台帳に返事と日付を書き、解約なら解約の通知の準備を知らせる
- 05人
対応する
期限の2週間前でも返事が無い契約は、法務の担当が直接聞く
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：期限の2週間前でも返事が無い契約と、条件を変えたいという返事
入力
- ・契約管理台帳（Excel）
- ・担当部署の連絡先
出力
- ・担当部署への問い合わせ
- ・返事を書いた台帳
動かす前に確かめること
解約の通知期限で数える
自動更新の契約は、満了日ではなく「満了の何か月前までに通知」の日が本当の期限です。台帳にその日を入れておきます。
担当者の異動
契約の担当者が異動していると、問い合わせが届きません。宛先は人ではなく部署のアドレスにします。
RPAを使わなくてよい場合
契約管理のシステムに期限の通知の機能があるなら、その機能で足ります。台帳をExcelで持っている会社に向きます。
月5時間の作業が、0.5時間に
期限の近い契約 月30件、1件10分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年54時間、時給3,000円で約16万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
通知を何回送れますか？
期限の60日前・30日前・14日前など、回数と時期を決めて送れます。
解約の通知書の作成までできますか？
ひな形に相手方と契約名を差し込んで下書きを作れます。送るかどうかは法務の担当が決めます。
最終更新：
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