来客の予定を集めて受付の一覧を作る
翌日の来客を集めて、受付に渡す一覧を作る作業を自動にします。入館の準備や会議室の飲み物の手配も、一覧を見て進められます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
社員から来客の連絡をメールで受け、受付の一覧に会社名・時刻・担当者を書き写している。連絡の無い来客も多い。
- 01自動
拾う
会議室の予定表から、翌日の会議を拾う
- 02AI
見分ける
件名と出席者から、社外の来客がある会議を見分ける
- 03自動
まとめる
会社名・人数・時刻・担当者・会議室を一覧にまとめる
- 04人
確かめる
見分けられない予定だけ、総務が担当者に聞く
- 05自動
渡す
受付の一覧を保存し、受付の担当に送る
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：社外の来客か見分けられない予定と、人数の分からない予定
入力
- ・会議室の予定表
出力
- ・翌日の来客の一覧（Excel）
動かす前に確かめること
来訪者の個人情報
来訪者の氏名は受付の一覧にだけ載せ、決まった期間で消します。来客の記録を残す期間を決めておきます。
予定表の見える範囲
ロボットのアカウントは、会議室の予定表だけを見る権限にします。社員個人の予定は見ません。
RPAを使わなくてよい場合
受付のシステムで来客の予約を受けているなら、その一覧で足ります。予定表だけで来客を管理している会社に向きます。
月6.7時間の作業が、1時間に
来客 月200件、1件2分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年68時間、時給3,000円で約20万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
ビルの入館申請も出せますか？
ビルの申請の画面が自動の操作を認めていれば、一覧から入力する手順を足せます。
来客の当日の記録も残せますか？
残せます。受付で入れた来館の時刻を、一覧に書き戻す手順にします。
最終更新：
関連する自動化レシピ
総務・法務｜Excel・Outlook
契約の更新期限が近いものを担当者に知らせる
月5時間 → 0.5時間（モデル試算）
総務・法務｜ワークフローシステム・Excel・Outlook
承認された稟議を台帳と予算の管理表に転記する
月10時間 → 1.3時間（モデル試算）
総務・法務｜Outlook・Excel
購入した備品を備品管理台帳に登録する
月4.2時間 → 0.4時間（モデル試算）
総務・法務｜Outlook・Excel
社用車の予約と運転日報を月ごとに集計する
月2.5時間 → 0.2時間（モデル試算）
総務・法務｜Googleスプレッドシート・Outlook・Excel
アルコールチェックの記録を台帳にまとめる
月10時間 → 1.3時間（モデル試算）
総務・法務｜Outlook・Excel
会議室の予約と利用率を集計する
月3.8時間 → 0.3時間（モデル試算）
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るOutlook（Microsoft Corporation）、Excel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。