会議室の予約と利用率を集計する
会議室の予約を部屋ごとに数えて、利用率を出す作業を自動にします。足りない部屋と余っている部屋が分かり、レイアウトの見直しに使えます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
会議室の予定表を1部屋ずつ開き、予約の時間を数えてExcelに書き、利用率を手で計算している。
- 01自動
集める
会議室ごとの予定表から、前月の予約を集める
- 02自動
数える
部屋と時間帯ごとに、予約の時間と出席者の人数を数える
- 03自動
見つける
定員に比べて人数の少ない予約と、毎週の予約を出す
- 04AI
まとめる
混む時間帯と余る部屋を、短い文章にまとめる
- 05人
判断する
総務が結果を見て、部屋の使い方の見直しを決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：部屋の使い方の見直しの判断
入力
- ・会議室ごとの予定表
出力
- ・部屋ごとの利用率の集計（Excel）
- ・まとめの文章
動かす前に確かめること
予約と実際の利用は違う
予約だけで使っていない会議もあります。予定表の数字は「予約の率」として扱います。
会議の件名
会議の件名には、人事や取引の名前が入ることがあります。集計の表には件名を載せません。
RPAを使わなくてよい場合
会議室の予約のシステムに利用率のレポートがあるなら、その機能で足ります。予定表だけで会議室を管理している会社に向きます。
月3.8時間の作業が、0.3時間に
会議室 15部屋・月1回、1件15分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年42時間、時給3,000円で約13万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「売上の日次レポート」
よくある質問
空予約を本人に知らせられますか？
知らせられます。開始から15分過ぎても使われていない予約を知らせるには、入室の記録などが別に要ります。
フリーアドレスの席の集計にも使えますか？
席の予約のシステムから予約を出せれば、同じように集計できます。
最終更新：
関連する自動化レシピ
総務・法務｜Excel・Outlook
契約の更新期限が近いものを担当者に知らせる
月5時間 → 0.5時間（モデル試算）
総務・法務｜ワークフローシステム・Excel・Outlook
承認された稟議を台帳と予算の管理表に転記する
月10時間 → 1.3時間（モデル試算）
総務・法務｜Outlook・Excel
購入した備品を備品管理台帳に登録する
月4.2時間 → 0.4時間（モデル試算）
総務・法務｜Outlook・Excel
社用車の予約と運転日報を月ごとに集計する
月2.5時間 → 0.2時間（モデル試算）
総務・法務｜Googleスプレッドシート・Outlook・Excel
アルコールチェックの記録を台帳にまとめる
月10時間 → 1.3時間（モデル試算）
総務・法務｜Outlook・Excel
来客の予定を集めて受付の一覧を作る
月6.7時間 → 1時間（モデル試算）
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るOutlook（Microsoft Corporation）、Excel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。