購入した備品を備品管理台帳に登録する
購入した備品を台帳に載せて、管理番号を振る作業を自動にします。届いたその日に台帳に載るので、棚卸しのときに探す物が減ります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
購入のメールや納品書を見ながら、品名・型番・金額・置き場所を台帳に書き、管理番号のラベルを作って貼っている。
- 01自動
受け取る
購買用アドレスに届いた注文確定のメールで動き出す
- 02AI
読む
品名・型番・数量・金額・注文した部署を読み取る
- 03AI
分ける
台帳に載せる備品か、消耗品かを見分ける
- 04人
確かめる
どちらか決まらない品と、金額の大きい品を総務が見る
- 05自動
登録する
台帳に管理番号を振って登録し、ラベルの印刷の一覧に足す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：備品か消耗品か決まらない品と、固定資産になる金額の品
入力
- ・注文確定のメール
出力
- ・備品管理台帳（Excel）
- ・ラベルの印刷の一覧
動かす前に確かめること
固定資産との線引き
一定の金額以上の物は、経理の固定資産の台帳に載ります。総務の台帳と経理の台帳で、同じ物の扱いを揃えます。
置き場所は届いてから
置き場所と使う人は、届いたあとに部署が入れる欄にします。注文の時点では空けておきます。
RPAを使わなくてよい場合
購買のシステムに資産の登録や台帳の機能があるなら、その機能で足ります。通販サイトでの購入が多い会社に向きます。
月4.2時間の作業が、0.4時間に
備品の購入 月50件、1件5分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年45時間、時給3,000円で約14万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
パソコンの貸与の台帳にも使えますか？
使えます。型番と製造番号を読み、使う社員を入れる欄を足します。
棚卸しの集計もできますか？
できます。部署から戻った棚卸しの表を台帳と照らし、見つからない備品を一覧にします。
最終更新：
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