承認された稟議を台帳と予算の管理表に転記する
承認の済んだ稟議を、台帳と予算の管理表に書き写す作業を自動にします。予算の残りがすぐ分かるので、次の稟議の判断に使えます。
使うもの：ワークフローシステム・Excel・Outlook
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
ワークフローの承認済みの一覧を開き、件名・金額・部署・科目を稟議の台帳と予算の管理表の両方に打ち込んでいる。
- 01自動
集める
ワークフローの画面から、当日に承認された稟議を集める
- 02AI
当てはめる
件名と内容から、予算の科目の候補を選ぶ
- 03人
確かめる
科目の候補が決まらない稟議だけ、総務の担当が選ぶ
- 04自動
転記する
稟議の台帳と部署別の予算の管理表に、金額と科目を入れる
- 05自動
知らせる
予算の残りが1割を切った部署に、メールで知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：予算の科目が決まらない稟議と、差し戻しのあとに再申請された稟議
入力
- ・ワークフローの承認済みの稟議
- ・部署別の予算（Excel）
出力
- ・稟議の台帳
- ・予算の管理表の更新
- ・予算の残りの知らせ
動かす前に確かめること
金額の変更
承認のあとに金額が変わる稟議があります。同じ稟議番号の行は上書きし、二重に数えないようにします。
閲覧の範囲
人事や取引の条件が書かれた稟議もあります。ロボットのアカウントで見られる稟議の種類を絞ります。
RPAを使わなくてよい場合
ワークフローのシステムに承認済みのデータをCSVで出す機能や、会計・予算のシステムとの連携があるなら、それで足ります。画面からしか見られないときに向きます。
月10時間の作業が、1.3時間に
稟議 月150件、1件4分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年105時間、時給3,000円で約32万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Webシステム・Web-EDI」
よくある質問
紙の稟議書でも使えますか？
使えます。スキャンした稟議書から件名と金額を読み取り、人が確かめてから転記します。
発注の手続きまで続けられますか？
続けられます。承認された稟議の内容で、購買のシステムに発注を入れる手順を足せます。
最終更新：
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