届いた郵便物を記録して宛先の社員に知らせる
届いた郵便物を台帳に書き、宛先の社員に知らせる作業を自動にします。出社の少ない社員にも、届いたことがすぐ伝わります。
使うもの：共有フォルダ・Excel・Microsoft Teams
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
総務の担当が郵便物の宛名と差出人を台帳に書き、宛先の社員にチャットで1通ずつ知らせている。
- 01自動
気づく
受付で撮った封筒の写真がフォルダに置かれたら動き出す
- 02AI
読む
宛名の氏名・部署と、差出人を読み取る
- 03自動
探す
社員の一覧から、宛先の社員とTeamsのアカウントを探す
- 04人
確かめる
宛名を読み取れない封筒と書留だけ、総務が見る
- 05自動
記録して知らせる
受付台帳に1行足し、宛先の社員に届いたことを知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：宛名を読み取れない封筒、書留、部署宛ての郵便物
入力
- ・封筒の写真
- ・社員の一覧
出力
- ・郵便物の受付台帳（Excel）
- ・宛先の社員への知らせ
動かす前に確かめること
封は開けない
この手順は封筒の表だけを扱います。中身を開けてスキャンするかは、会社の決まりと本人の了承で決めます。
写真の扱い
封筒の写真には個人の宛名が写ります。知らせたあとは決まった期間で消す設定にします。
読み取りの場所
手書きの宛名を画像のまま読む方式はクラウドのAIを使います。社内の決まりでPCの中だけにするなら、読み取れない封筒が増えます。
RPAを使わなくてよい場合
郵便物の数が1日に数通なら、チャットで知らせるほうが早いです。拠点の郵便物をまとめて受ける会社に向きます。
月15時間の作業が、3時間に
郵便物 月600通、1件1.5分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年144時間、時給3,000円で約43万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「書類の仕分け」
よくある質問
請求書は経理に回せますか？
回せます。差出人が取引先で、宛名が経理の封筒は、経理に知らせる決まりを足せます。
受け取ったかの記録も残せますか？
残せます。社員が知らせに返信したら、台帳に受け取りの日時を書く手順を足します。
最終更新：
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