作業員の資格と健康診断の期限を一覧にして知らせる
作業員の資格や健康診断の期限を、台帳で追いかける作業を自動にします。期限が近い人を、所属の協力会社と現場に前もって知らせます。
使うもの：共有フォルダ・Excel・Microsoft Teams
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
安全の担当が資格の台帳を月に1回見直し、有効期限や前回の受診日を目で追って、期限が近い人を協力会社に電話で伝えている。
- 01AI
読む
新しく届いた資格証や受診の記録から、氏名・種類・日付を読み取る
- 02自動
更新する
読み取った日付で、作業員の資格台帳を書き換える
- 03自動
探す
期限が3か月以内の人と、切れている人を探す
- 04自動
知らせる
協力会社ごとに一覧を分け、現場のTeamsに送る
- 05人
判断する
期限が切れた人の作業の扱いを、現場で決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：期限が切れている作業員の入場の判断
入力
- ・資格証・修了証・健康診断の記録（PDF・写真）
- ・作業員の資格台帳（Excel）
出力
- ・更新した資格台帳
- ・期限が近い人の一覧
動かす前に確かめること
期限の無い資格もある
技能講習のように有効期限の無い修了証と、更新の要る免許が混ざります。資格の種類ごとに期限の考え方を表にします。
健康診断の結果は要配慮の情報
読み取るのは受診日だけにして、結果の中身は台帳に写しません。保存先も見られる人を絞ります。
旧姓のままの資格証
結婚などで氏名が変わった人は、資格証と台帳の名前が合いません。生年月日でも突き合わせます。
RPAを使わなくてよい場合
資格の台帳をすでにExcelで持っていて、新しい書類が少ないなら、条件付き書式で期限の近い行に色を付けるだけで足ります。
月5時間の作業が、0.5時間に
作業員 300人の台帳・新規の書類 月60件、1件5分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年54時間、時給3,000円で約16万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
通知はメールでもできますか？
できます。協力会社の担当者のアドレスを台帳に持たせ、メールで送ります。
グリーンサイトの情報と合わせられますか？
画面から資格の情報を読み、台帳と突き合わせる手順を足せます。利用規約は先に確かめてください。
最終更新：
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