社内規程の改定を周知して既読を集める
規程を改定するたびの、置き換え・お知らせ・既読の確認を自動にします。新旧の違いをAIが短くまとめるので、社員が読む量も減ります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
改定した規程をイントラに置き換え、全社にメールで知らせて、確認のフォームの回答を見ながら未回答の社員に催促している。
- 01AI
比べる
改定前と改定後の規程を比べ、変わった条文を短くまとめる
- 02人
確かめる
総務と法務の担当が、まとめの中身を確かめる
- 03自動
置き換える
SharePointの規程の場所に改定版を置き、旧版を保管の場所へ移す
- 04自動
知らせる
対象の社員に、変わった所と確認のお願いをTeamsで送る
- 05自動
催促する
期限までに確認の無い社員に、もう一度知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：変わった条文のまとめと、2回催促しても確認の無い社員
入力
- ・改定前と改定後の規程
- ・対象の社員の一覧
出力
- ・改定のお知らせ
- ・確認の記録の一覧（Excel）
動かす前に確かめること
要約は案内にとどめる
AIのまとめは目安です。お知らせには「正式な内容は規程の本文による」と書き添えます。
就業規則の手続き
就業規則の変更は、意見の聴取や届出などの手続きが別に要ります。その手続きが済んでから周知します。
RPAを使わなくてよい場合
社内ポータルに既読の管理の機能があり、変わった所の説明を人が書く時間があるなら、その機能で足ります。改定が多く、催促の手間が大きい会社に向きます。
月36時間の作業が、6時間に
規程の改定 年12回・社員 500人、1件180分の作業が30分になる場合のモデル試算です。年360時間、時給3,000円で約108万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
メールでも知らせられますか？
知らせられます。Teamsの代わりにOutlookで送り、返信やフォームで確認を集めます。
新旧の対照表も作れますか？
作れます。変わった条文を並べた表を作り、人が確かめてから添えます。
最終更新：
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