協力会社の請求書を注文書と出来高で照合する
協力会社の請求書を、注文書と出来高の査定に照らして確かめる作業を自動にします。合っている請求書は、そのまま原価管理システムに入力します。
使うもの：PDF・Excel・基幹システム(自社開発・パッケージ)
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
締め日のあと、工務の担当が請求書の束を見ながら、注文書と出来高の査定表を1枚ずつ引き、金額を確かめてから原価管理システムに入力している。
- 01AI
読む
請求書から協力会社・工事名・今回請求額・累計額を読み取る
- 02自動
引く
工事と協力会社で、注文書の金額と今月の査定額を引く
- 03自動
照合する
今回請求額と査定額、累計額と注文額を比べ、差を出す
- 04人
確かめる
差がある請求書だけ、所長と協力会社に確かめる
- 05自動
入力する
合っていた請求書を、原価管理システムの画面に入力する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：査定額や注文額と合わない請求書（追加・変更工事の分が多い）だけ
入力
- ・協力会社の請求書（PDF・紙をスキャンしたもの）
- ・注文書の一覧
- ・出来高の査定表
出力
- ・照合の結果一覧
- ・原価管理システムへの入力
動かす前に確かめること
追加・変更の注文
追加工事の注文書が後から出る現場では、請求額が先に増えます。変更の注文書が出ているかを照合に入れます。
支払条件の確認
手形・現金の割合や保留金の扱いは協力会社ごとに違います。入力の前に、支払条件の表と合わせます。
インボイスの登録番号
請求書の登録番号が空いていたり、取引先マスタと違ったりする請求書は、経理に回します。
RPAを使わなくてよい場合
協力会社に原価管理システムの協力会社向けの画面から請求してもらえるなら、読み取りは要りません。照合の部分だけをExcelの関数で済ませられます。
月20時間の作業が、3.8時間に
協力会社の請求書 月150枚、1件8分の作業が1.5分になる場合のモデル試算です。年195時間、時給3,000円で約59万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「請求書の会計システムへの登録」
よくある質問
請求書の様式が協力会社ごとに違います。
様式は揃っていなくて構いません。AIが項目を見分けて読み取り、自信のない項目は人の確認に回します。
照合だけ自動にして、入力は人がしたいのですが。
できます。照合の結果一覧を作るところで止める流れにします。
最終更新：
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