取締役会議事録の保存期間
別の呼び方: 取締役会の議事録・取締役会決議の同意書・監査役会議事録
- 保存期間
- 本店に10年
- いつから数えるか
- 取締役会の日(書面決議はみなされた日)から
- 電子データでの保存
- 可
取締役会議事録は、取締役会の日から10年間、本店に備え置きます。定款の定めにより書面決議をした場合の同意書面も同じく10年です。会社法第371条第1項が根拠です。
根拠の法令
電子データで残すとき
会社法は取締役会議事録を電磁的記録で作ることを認めています。その場合は、出席した取締役・監査役の署名や記名押印に代わる措置(電子署名など)をとる必要があります(第369条第4項)。
迷いやすい点
株主総会議事録との違い
取締役会議事録には支店備置きの定めがありません。また、株主が閲覧するには、会社の種類によって裁判所の許可が必要な場合があります(第371条第2項・第3項)。
書面決議の同意書も10年
定款で取締役会の決議の省略を定めている会社が書面決議をしたときは、取締役全員の同意の書面または電磁的記録を、決議があったとみなされた日から10年間備え置きます(第371条第1項)。
監査役会議事録も10年
監査役会設置会社は、監査役会の議事録を監査役会の日から10年間、本店に備え置きます(第394条第1項)。取締役会議事録と同じファイルに混ぜず、別に綴じます。
異議をとどめないと賛成とみなされる
取締役会の決議に参加し、議事録に異議をとどめない取締役は、その決議に賛成したものと推定されます(第369条第5項)。議事録は責任の所在を示す証拠にもなります。
捨ててよい時期
取締役会の日から10年を過ぎれば会社法上は廃棄できます。役員の責任追及や過去の重要取引の確認に使うことがあるため、捨てる前に法務担当や顧問弁護士と確かめると安心です。
残し方のコツ
- 開催回ごとに通し番号をつけ、年度別に綴じます
- 電子署名つきPDFで残す場合は、署名した版を最終版として別フォルダに分けます
- 書面決議の同意書は、提案書と一緒に議事録の後ろに綴じます
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- 取締役会議事録の保存期間は何年ですか?
- 本店に10年です。取締役会の日(書面決議はみなされた日)から数えます。
- 取締役会を置いていない会社にも義務はありますか?
- 第371条は取締役会設置会社の規定です。取締役会を置かない会社では、取締役の決定を記録する法律上の議事録の定めはこの条文の対象外ですが、登記や後日の確認に備えて記録を残すのが一般的です。
- オンライン開催でも議事録は必要ですか?
- 必要です。開催方法にかかわらず、取締役会の議事については法務省令に従って議事録を作ります。
- 10年を過ぎたら必ず捨てるべきですか?
- 捨てる義務はありません。重要な決議の記録として永年保存する会社もあります。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp
あわせて確かめたい書類
- 株主総会議事録本店に10年(支店は写しを5年)
- 書面決議の同意書(みなし決議)本店に10年
- 計算書類・附属明細書10年(本店備置きは5年)
- 株主名簿会社がある限り(期限なし)
- 定款会社がある限り(期限なし)
- 会計帳簿(会社法)10年
- 清算時の帳簿資料10年
- 委任状・議決権行使書本店に3か月