会社法・総務確認日
定款の保存期間
別の呼び方: 会社の定款・原始定款・現行定款
- 保存期間
- 会社がある限り(期限なし)
- いつから数えるか
- 会社の成立後、本店と支店に備え置き続ける
- 電子データでの保存
- 可
定款は、本店と支店に備え置く義務があり、期限の定めはありません。会社が続く限り、現行の定款を株主や債権者がいつでも閲覧できるようにしておきます。会社法第31条が根拠です。
根拠の法令
電子データで残すとき
会社法は定款を電磁的記録で作ることを前提にした規定を置いています(第31条第2項第3号)。電子定款で認証を受けた会社は、その電子データを備え置きます。
迷いやすい点
原始定款と現行定款
備え置くのは、変更を反映した現行の定款です。設立時の原始定款(公証人の認証を受けたもの)も、会社の成り立ちを示す資料として残しておくのが一般的です。
定款を変更したら
株主総会の特別決議で変更した後、現行定款を作り直して差し替えます。変更の経緯は株主総会議事録で確かめられるようにしておきます。
閲覧や謄本の請求
株主と債権者は営業時間内いつでも閲覧や謄本・抄本の交付を請求でき、会社は費用を求めることができます(第31条第2項)。すぐ出せる場所に置きます。
支店にも置く
備置き場所は本店と支店です(第31条第1項)。支店がある会社は支店にも置く必要があります。
捨ててよい時期
現行の定款は捨てられません。差し替えた古い版も、変更の経緯を確かめるために残しておくと安心です。
残し方のコツ
- 「現行定款(最終変更 YYYY年MM月DD日)」と表紙に書き、最新版がどれか分かるようにします
- 変更のたびに旧版を「履歴」フォルダへ移し、日付つきで残します
- 電子定款はPDFと公証人の認証データをセットで保管します
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- 定款の保存期間は何年ですか?
- 会社がある限り(期限なし)です。会社の成立後、本店と支店に備え置き続ける数えます。
- 定款の保存期間は何年ですか?
- 期限の定めはありません。会社が存続する限り、本店と支店に備え置きます。
- 紛失したらどうすればよいですか?
- 原始定款は認証を受けた公証役場で一定期間保管されている場合があります。現行定款は、原始定款と変更決議の議事録から作り直します。
- 登記簿があれば定款はいらないですか?
- いりません、とはなりません。登記簿に載らない事項も定款にあり、会社法が備置きを求めています。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp
あわせて確かめたい書類
- 株主総会議事録本店に10年(支店は写しを5年)
- 株主名簿会社がある限り(期限なし)
- 会計帳簿(会社法)10年
- 計算書類・附属明細書10年(本店備置きは5年)
- 取締役会議事録本店に10年
- 書面決議の同意書(みなし決議)本店に10年
- 清算時の帳簿資料10年
- 委任状・議決権行使書本店に3か月