展示会の準備スケジュール｜出展を決めてから会期後まで、いつ何をするかのチェックリスト（初出展向け）

準備の全体の流れ

展示会の準備は、6つの時期に分けると抜けが減ります。具体的な締切は展示会ごとに違うので、主催者の出展案内・出展者マニュアルで必ず確かめます。

時期	主にすること
出展を決める	出る展示会を選ぶ。目的と目標の数字、予算を決める
申込み〜会期の数か月前	申込み・小間の位置決め。装飾・展示物・配布物の手配。来場の案内を始める
会期の前月	ブースの体制と役割、ヒアリング項目、名刺のデータ化の方法、フォローの段取りを決める
会期の前週	リハーサル、備品の確認、CRMの受け皿の準備
会期中	接客、名刺と温度感の記録、数字の確認
会期後	お礼メール、架電、効果の振り返り

人気の展示会では、申込みの受付が会期のかなり前に始まり、早い時期に小間が埋まることがあります。出る展示会は年単位で決めておくと慌てません。主な展示会の会期は、展示会カレンダー2027にまとめています。

出展を決める段階で決めること

ここで決めた目標が、ブースの体制や配布物の量、会期後の評価の基準になります。

1. 目的：新しい見込み客を集めるのか、既存の顧客との関係を深めるのか、新製品を知ってもらうのかを決めます。
2. 目標の数字：名刺の数だけでなく、商談の数と受注の数まで決めます。受注の目標から逆算すると、必要な名刺の数が見えます。
3. 予算：出展料だけでなく、装飾・人件費・交通費・配布物・名刺のデータ化まで含めて見積もります。

数字の決め方と費用対効果の出し方は、展示会の効果測定とKPIのページで解説しています。

会期の前月に決めること（初出展で抜けやすい）

装飾や配布物の準備に追われる時期ですが、会期後の成果に効くのはこの節の4つです。

決めること	中身
ブースの体制と役割	呼び込み・聞き取り・商談の役割、時間帯ごとの担当
ヒアリング項目	課題・導入の時期・立場など、見込み度を付けるために聞くこと。用紙とスマートフォンのどちらで残すか
名刺のデータ化	会期中に誰がどうデータにするか。CRMにいつ入れるか
フォローの段取り	見込み度ごとのお礼メールの文面、電話する人と期限

ヒアリング項目の作り方はヒアリング項目のページに、ブースの役割の分け方はブースの役割分担のページに、名刺の個人情報の扱いは名刺の個人情報とメールの同意のページにまとめています。

会期の前週のチェックリスト

• ブースの担当表（時間帯・役割）を全員に配った
• ヒアリングシート・アンケート用紙を印刷し、記入例をブースに置いた
• 名刺を読み取る端末（スマートフォン・タブレット）と充電器、会場で使う通信手段を用意した
• CRMに展示会のキャンペーンを作り、リードの入り先と担当の割り振りを決めた
• 見込み度ごとのお礼メールの文面と、配信停止の案内を入れた署名を用意した
• 会期中に確かめる数字（名刺の数・見込み度の高い名刺の数・商談の約束の数）と、確かめる時間を決めた
• 搬入・搬出の時間、入館証、備品の一覧を主催者の資料で確かめた

会期中と会期後

会期中は、名刺と一緒に温度感とブースで聞いた話を残します。あとで思い出して書くと、見込み度の高い人への連絡が遅れます。

会期後は、見込み度の高い順にお礼メールと電話を進めます。手順はお礼メールの記事と架電の記事にまとめています。

ジンベイ GenLeadについて

ジンベイ GenLeadは、展示会単位のスポット利用ができる展示会リード管理AIです。セットアップは最短1〜2時間で、ヒアリング項目・選択肢・接客シート・ダッシュボードの設定まで、エンジニアに頼まずマーケティング担当者だけでできます。会期の前月に項目を決めれば、前週のリハーサルで試せます。

料金は料金のページに公開しています。初出展の前に試したいときは、無料トライアルをお使いください。