展示会後の架電｜電話する順番とフォローコールのトークの組み立て、不在のときの進め方

電話する順番を決める

展示会のあとは、限られた人数で多くのリードに電話します。全員を名刺の順にかけるのではなく、見込み度と相手の立場で順番を決めます。

順番	相手	電話の目的
1	A：検討が進んでいる・導入の時期が決まっている	商談・デモの日程を決める
2	B のうち、決裁に関わる立場の人	課題と検討の進め方を聞き、商談につなげる
3	B のうち、情報を集めている担当者	資料が届いたかの確認と、相談の受付
4	C：資料だけ欲しい人	電話はせず、メールで資料を送る。反応があれば電話する

A の人は、会期当日に商談の日程まで決められれば、電話そのものが要りません。ブースでその場で日程を押さえるのが一番早い方法です。

見込み度の決め方は、展示会リードのランク付けのページにまとめています。

電話の前に手元にそろえるもの

展示会後の電話が「先日はありがとうございました。何かご興味は……」で止まるのは、ブースで何を話したかが手元にないからです。電話をかける前に、次の4つをそろえます。

1. 名刺の情報：会社名・氏名・部署・役職・電話番号。
2. ブースで聞いた話：課題、関心を持った製品、導入の時期、予算の有無。
3. 接客した人：誰が話したか。電話する人と違う場合は、話した人のメモを読んでおきます。
4. 過去のやりとり：以前に商談や問い合わせがあった会社かどうか。既存の顧客に新規の挨拶をしないためです。

トークの組み立て

台本を丸ごと読むより、5つの段階だけ決めておき、ブースで聞いた話を差し込む形が使いやすくなります。

段階	話すこと	例
1. 名乗り	会社名・名前と、どの展示会で会ったか	「〇〇展でブースにお立ち寄りいただいた、株式会社〇〇の〇〇です」
2. 確認	ブースで話した内容を短く言い、合っているか聞く	「〇〇の作業に時間がかかっているとお聞きしましたが、合っていますか」
3. 深掘り	課題を1つに絞り、今のやり方と困りごとを聞く	「今はどなたが、どのくらいの頻度でされていますか」
4. 提案	課題に合う次の一歩を1つだけ出す	「同じ作業をしている会社の進め方を、30分でご説明できます」
5. 約束	日時まで決める。決まらなければ、次に連絡する日を決める	「〇日の午前と〇日の午後では、どちらがご都合よいですか」

2の確認で相手の記憶がよみがえると、その後の会話が続きます。逆にここで話がかみ合わないと、電話はすぐ終わってしまいます。

不在・断られたときの進め方

展示会の直後は、相手も出張明けで不在のことがあります。何回・どの間隔でかけるかを、チームで先に決めておきます。

• 不在のとき：折り返しを頼むより、こちらから改めてかける日時を伝えます。同じ日にメールも送り、電話した旨を書きます。
• 「今は検討していない」と言われたとき：検討の時期と、それまでに知りたい情報を聞き、次に連絡する時期をCRMに残します。
• 担当が違うと言われたとき：担当の部署と名前を聞き、紹介してもらえるかを尋ねます。

CRMに残す項目

電話の結果は、次にかける人が読んで分かる形で残します。最低限、次の項目をそろえます。

項目	入れる内容
結果	商談化・資料送付・再連絡・対象外 など、選択肢で入れる
聞いた課題	電話で新しく分かったこと
次の行動と期限	次に何を、いつまでにするか
展示会の名前	どの展示会から来たリードか。費用対効果を出すときに使う

ジンベイ GenLeadについて

ジンベイ GenLeadは、名刺と手書きのヒアリングシートを読み取り、接客中の会話を書き起こしてヒアリング項目へ振り分け、HubSpot・Salesforceへ当日中に同期します。翌営業日の電話の前に、ブースで聞いた話がCRMにそろいます。

ブースで社名を2〜3文字入れるとCRMの過去の商談が出るので、既存の顧客かどうかも接客中に分かります。株式会社ロゼッタでは、外部のOCRで3〜5日かかっていた名刺のデータ化をブースで済ませ、架電までのリードタイムを約1週間縮めました（導入事例）。