フォローの遅れは、どこで生まれるか

展示会で名刺を交換してから、営業が最初の連絡をするまでには、いくつもの工程があります。遅れが生まれるのは、たいてい次の3か所です。

工程遅れが生まれる理由
名刺のデータ化会社に持ち帰ってスキャンし、外部の入力担当に確認を頼むと、データが届くまで数日かかる
優先順位づけ名刺の情報だけでは、どの会社を先に追うべきかが分からない。ブースでのメモや温度感が残っていない
営業への引き継ぎ接客した人と、あとで連絡するインサイドセールス・フィールドセールスの間で、情報が分断される

この3つは、展示会の回数が増えるほど重くなります。以下では、GenLeadを導入した2社が公開している事例から、それぞれの工程をどう縮めたかを紹介します。

データ化を待たない：株式会社ロゼッタの場合

AI翻訳のロゼッタ社は、以前はスキャナーで名刺を読み込み、外部のOCR担当者に確認してもらう流れでした。整ったデータが納品されるまで3〜5日かかり、展示会終了後にリードを引き継いでから架電するまで、1週間空いたこともあったと話しています。

原因はデータ化の待ち時間だけではありませんでした。データ化されたリストだけでは、どの会社を優先すべきかが分からなかったことです。すぐ連絡したい名刺は、手で選り分けておくしかありませんでした。

GenLeadでは、名刺とアンケートをその場で撮影してデータ化し、名刺の余白に走り書きした「今すぐ」のようなメモも、名刺の項目とは別のメモとして読み取ります。リード獲得からインサイドセールスが動き始めるまでの期間は平均4〜5営業日早くなり、3月の出展から2ヶ月弱で受注につながりました。

OCRで読み取ったメールアドレスにメールが届かないときに、名刺の画像をすぐ確かめられるよう、CSVの最後の列に名刺画像を載せる運用もしています。

ブースの中で仕分ける：株式会社Leaner Technologiesの場合

調達・購買領域のSaaSを提供するLeaner Technologies社は、年間約40回の展示会に出展しています。展示会は同社で最も受注の多いマーケティングチャネルです。

同社はブースの役割を3つに分けています。

役割仕事
コンパニオンブースの入口でリードを獲得する
ミドル来場者の企業規模や課題をつかみ、どのソリューションが合うかをその場で仕分けて社員に引き継ぐ
社員来場者との商談に集中する

要になるのはミドルです。入口での短い立ち話の間に、来場者の会社の過去の商談情報を確かめる必要があります。GenLeadでは社名を2〜3文字入れると候補が出て、CRMにある商談の情報をすぐ表示できるため、来場者を待たせずに社員へ引き継げるようになりました。

名刺は最大4枚まで同時に読み取れるので、複数名で来場した相手もまとめて登録できます。CRMはHubSpotを使っています。

会期中に軌道修正する：1時間ごとのKPI

Leaner Technologies社は、会期中の数字も追っています。全体のリード獲得数、ターゲット企業のリード獲得数、社員ごとのアポイント獲得数を、1時間おきにSlackへ自動で通知しています。

以前は数字を確かめるたびにブースの裏でPCを開く必要があり、会場のネットワークも不安定でした。ブースに立ったままスマートフォンで全体の動きが見えるようになり、その場で指示を出せるようになったと話しています。

当日中に営業へ渡すための進め方

2社の事例から、フォローを早めるために決めておくことを5つにまとめます。

  1. 名刺はブースでデータ化する。会社に持ち帰ってから入力する流れをやめ、受け取ったその場で撮影します。
  2. 温度感を項目として残す。「すぐ連絡」「資料だけ」のような優先度と、話した内容のメモを、名刺と一緒に残します。手書きのメモも読み取れるようにしておきます。
  3. ブースの役割を分ける。獲得・仕分け・商談の役割を分け、仕分ける人が過去の商談情報をすぐ見られるようにします。
  4. CRMに当日中に入れる。インサイドセールスが翌日から動けるよう、データ化した情報をその日のうちにCRMへ入れます。
  5. 会期中に数字を見る。獲得数や商談化の数を、会期中に何度か確かめられるようにしておきます。

GenLeadについて

GenLeadは、展示会のリード管理に絞った営業支援AIです。名刺と手書きのヒアリングシートのAI-OCR読み取り、HubSpot・Salesforceとの連携に対応しています。料金は展示会単位で公開しており、年間契約は要りません。展示会1回あたりの総額の考え方は、料金のページにまとめています。

この記事の事例の内容は、各社の導入事例（株式会社ロゼッタ、株式会社Leaner Technologies）で公開しているものです。