公共施設の予約の実績を施設別に集計する
施設予約システムの実績から、施設ごとの稼働率と使用料を集計する作業を自動にします。月報と、指定管理者の報告との突き合わせにも使えます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
担当課の職員が、施設予約システムの画面で施設ごとに実績を出して書き写し、Excelで稼働率と使用料を計算して月報を作っている。
- 01自動
書き出す
施設予約システムの画面で、前月の予約と利用の実績を書き出す
- 02自動
集計する
施設・部屋・時間帯ごとに、利用の回数と稼働率を出す
- 03自動
計算する
使用料と減免の額を、施設ごとに合計する
- 04人
確かめる
当日の取消や減免の扱いが決まりどおりかを確かめる
- 05自動
作る
月報の様式に集計を入れ、前年の同じ月と比べた表を付ける
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：当日の取消と減免の扱い
入力
- ・施設予約システムの前月の実績
出力
- ・施設別の月報（Excel）
動かす前に確かめること
書き出しの権限
施設予約システムの管理画面は、使える利用者が限られます。実行用の利用者の扱いを、システムの担当と決めます。
指定管理の施設
指定管理者が別に実績を出している施設は、数え方が違うことがあります。突き合わせる項目を先に決めます。
時間帯の区分
午前・午後・夜間の区分が施設で違うと、稼働率の比較がずれます。区分の表を施設ごとに持ちます。
RPAを使わなくてよい場合
施設予約システムに稼働率や使用料の集計の帳票があるなら、それで足ります。
月7.5時間の作業が、1時間に
施設 30か所の月報、1件15分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年78時間、時給3,000円で約23万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「売上の日次レポート」
よくある質問
稼働率の低い施設を見つけられますか？
前年や他の施設と比べて低い部屋と時間帯を、一覧の上に並べられます。
行政評価の資料にも使えますか？
月報を12か月分まとめて、年間の表を作る手順を足せます。
最終更新：
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