共有メールボックスのメールを担当者に振り分ける
共有アドレスのメールを、誰が対応するか決めて割り振る作業を自動にします。返事をしていないメールも、一覧から分かります。
使うもの：Outlook・Excel・Microsoft Teams
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
朝にリーダーが共有アドレスのメールを読み、担当者を決めてフォルダに移し、Excelの対応表に書いている。
- 01自動
受け取る
共有アドレスにメールが届いたら動き出す
- 02AI
見立てる
本文から、製品・請求・納期などの分野を見立てる
- 03自動
割り振る
分野の担当者のフォルダへ移し、対応表に1行足す
- 04自動
追いかける
2日たっても返信の無いメールを、Teamsで担当者に知らせる
- 05人
決める
分野を見立てられなかったメールだけ、リーダーが担当を決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：分野を見立てられなかったメールと、知らせが届いた未返信のメール
入力
- ・共有アドレスに届いたメール
- ・分野と担当者の表
出力
- ・振り分けたメール
- ・対応表（Excel）
動かす前に確かめること
担当の休み
担当者が休みの日は、代わりの人に振ります。休みの予定を表に入れておきます。
返信の見分け方
共有アドレス以外から返信されると、返したことが分かりません。返信は共有アドレスから送る決まりにします。
RPAを使わなくてよい場合
送り主や件名だけで担当が決まるなら、Outlook の仕分けルールで担当者のフォルダへ移すだけで足ります。
月13.3時間の作業が、1.3時間に
共有アドレスのメール 月800件、1件1分の作業が0.1分になる場合のモデル試算です。年144時間、時給3,000円で約43万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
問い合わせ管理のシステムに登録できますか？
できます。振り分けと一緒に、管理システムの画面に登録する手順を足せます。
Gmailのグループのアドレスでも使えますか？
使えます。ブラウザでGmailを開き、ラベルで担当を分けます。
最終更新：
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