支店ごとの報告Excelを1つの表に集約する
各拠点から届くExcelを開いてコピーし、1つの表に貼る取りまとめを自動にします。未提出の拠点の洗い出しと催促メールまで続けて行います。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
20拠点から届く報告のExcelを1つずつ開き、本部の集計表に貼り付けている。列がずれたファイルや未提出の拠点を探すのに半日かかる。
- 01自動
集める
提出用フォルダから、今月分のExcelを拠点ごとに集める
- 02AI
揃える
列の順番や見出しの言い方が違うファイルを、本部の様式に合わせる
- 03自動
まとめる
拠点名の列を足して、1つの表に縦に積み上げる
- 04自動
洗い出す
拠点一覧と突き合わせ、未提出の拠点に催促メールを送る
- 05人
確かめる
前月から大きく外れた値と、揃えられなかったファイルを確かめる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：前月比で大きく外れた値と、AIが列を揃えられなかったファイル
入力
- ・各拠点の報告Excel
- ・拠点の一覧（担当者のメールアドレス付き）
出力
- ・集約した表（Excel）
- ・未提出の拠点の一覧と催促メール
動かす前に確かめること
様式の勝手な変更
拠点が行や列を足していると、値がずれて入ります。見出しの名前で列を合わせ、合わないものは人の確認に回します。
ファイル名のばらつき
ファイル名から拠点を判断すると、名前の付け方の違いで漏れます。シートの中の拠点名を正とします。
催促の宛先
異動で担当者が変わると、催促が前任者に届きます。拠点一覧の宛先を毎月見直す日を決めておきます。
RPAを使わなくてよい場合
全拠点が同じ様式を守っているなら、Excel の Power Query の「フォルダーから」で、フォルダ内のファイルを1つの表にまとめられます。列の構成が同じであることが前提です。
出典：Microsoft サポート：フォルダーから複数のファイルのデータをインポートする（Power Query）、Microsoft サポート：複数シートのデータを統合する
月5時間の作業が、0.7時間に
拠点の報告 月20件、1件15分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年52時間、時給3,000円で約16万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
報告がメールの添付で届く場合はどうしますか？
メールから添付を保存する手順を前に足します。送り主のアドレスで拠点を判断します。
集約した表からグラフまで作れますか？
作れます。決まった表の範囲を更新し、グラフの入ったシートをPDFにして配る手順も足せます。
最終更新：
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