見積書のExcelを案件管理表に転記する
見積書のExcelを開いて、決まったセルの値を管理表に写す作業を自動にします。様式が少し違うファイルも、AIが項目名から場所を探します。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
営業が作った見積書のExcelを事務が1つずつ開き、顧客名・金額・有効期限を案件管理表にコピーして貼っている。
- 01自動
見張る
見積書フォルダに新しいExcelが入ったら動き出す
- 02自動
読む
決まったセルから見積番号・顧客名・件名・合計金額・有効期限を読む
- 03AI
探す
古い様式でセルの場所が違うときは、項目名から値の場所を探す
- 04自動
書き足す
案件管理表の最終行に1行足し、元のファイルへのリンクを付ける
- 05人
確かめる
項目が見つからなかったファイルだけを開いて直す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：様式が違って項目が見つからなかったファイルと、見積番号が重複した行
入力
- ・見積書のExcel（1件1ファイル）
出力
- ・行が足された案件管理表（Excel）
動かす前に確かめること
管理表を誰かが開いている
共有フォルダの管理表を誰かが開いていると、書き込めないことがあります。時間をおいて再試行し、続くときは知らせるようにします。
同じ見積書の版違い
見積書を出し直すと、同じ見積番号のファイルが増えます。番号が同じなら行を足さずに上書きするなど、決まりを先に作ります。
数式のセル
合計が数式のセルは、計算後の値を読みます。外部参照のある数式は、開いた時の更新の設定を確かめます。
RPAを使わなくてよい場合
見積書を Excel ではなく1枚の一覧表やフォームで入力する運用に変えられるなら、転記そのものが要らなくなります。様式が全員同じなら、Power Query でフォルダのファイルをまとめる方法もあります。
月7.5時間の作業が、0.8時間に
見積書 月150件、1件3分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年81時間、時給3,000円で約24万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Excelからの転記」
よくある質問
見積書がPDFでも同じことができますか？
できます。PDFのときはAIが顧客名や金額を読み取ります。読み取りに自信のない項目は人の確認に回します。
管理表がGoogleスプレッドシートでも書き込めますか？
できます。ブラウザでスプレッドシートを開き、最終行に書き足す手順にします。
最終更新：
関連する自動化レシピ
全社共通｜Excel・共有フォルダ・Outlook
支店ごとの報告Excelを1つの表に集約する
月5時間 → 0.7時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・Word・PDF・共有フォルダ
Excelの一覧から契約書のWordを1件ずつ作る
月8時間 → 1時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・PDF・共有フォルダ
Excelの様式に一覧の値を差し込み、一括で作る
月10時間 → 1時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・PDF・共有フォルダ
フォルダ内のExcelをまとめてPDFに変換する
月5時間 → 0.3時間（モデル試算）
全社共通｜CSVファイル・共有フォルダ・Excel
毎日出るCSVを1つのファイルに結合する
月2時間 → 0.1時間（モデル試算）
全社共通｜CSVファイル・Excel・共有フォルダ
CSVを崩さずにExcelの表へ変換する
月8.3時間 → 0.5時間（モデル試算）
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るExcel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。