Excelの一覧を部署ごとのファイルに分けて配る
全社の一覧から、部署ごとに自分の分だけを切り出して配る作業を自動にします。ほかの部署のデータが混ざる事故も防ぎます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
全社の経費の一覧をフィルタで部署ごとに絞り、コピーして新しいブックに貼り、名前を付けて各部署に送っている。
- 01自動
読む
全社の一覧と、部署と送り先の表を読む
- 02自動
分ける
部署の列で行を分け、部署ごとのファイルを作る
- 03自動
整える
見出し・列幅・合計の行を付けて保存する
- 04自動
配る
部署の担当者にメールで送るか、部署のフォルダに置く
- 05人
決める
部署の欄が空いている行だけ、どこに回すか決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：部署の欄が空いているか、表に無い部署の行だけ
入力
- ・全社の一覧（Excel）
- ・部署と送り先の表
出力
- ・部署ごとのExcel
動かす前に確かめること
隠れた列
非表示の列やシートに、ほかの部署の情報が残ることがあります。新しいブックには値だけを貼ります。
組織の変更
組織変更で部署名が変わると、行が行き場を失います。部署の表を変更のたびに直します。
RPAを使わなくてよい場合
一度だけなら、フィルタで部署ごとに絞ってコピーすれば足ります。毎月くり返すときに自動が役立ちます。
月2.5時間の作業が、0.2時間に
部署ごとのファイル 月30本、1件5分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年28時間、時給3,000円で約8万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
シートで分けて1つのファイルにすることもできますか？
できます。部署ごとにシートを作り、シート名を部署名にします。
各部署から直したファイルを集め直せますか？
できます。戻ってきたファイルを1つの一覧にまとめ直す手順を足せます。
最終更新：
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