紹介状の受付を台帳に記録して返書を管理する
届いた紹介状を台帳に記録し、返書を出したかを追いかける作業を自動にします。返書の出し忘れを、担当の診療科に前もって知らせます。
使うもの：PDF・Excel・Microsoft Teams
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
地域連携室の担当が、FAXや郵送の紹介状を見て紹介元・患者名・紹介先の診療科をExcelの台帳に書き、返書を出したかを目で追っている。
- 01AI
読む
紹介状から、紹介元の医療機関・医師・患者名・紹介先の診療科を読み取る
- 02自動
照らす
紹介元を医療機関の一覧と照らし、医療機関コードを付ける
- 03自動
記録する
紹介の台帳に1行足し、紹介状のファイルに名前を付けて保存する
- 04人
確かめる
一覧に無い紹介元と、診療科が読めない紹介状だけ確かめる
- 05自動
知らせる
受診から日がたっても返書の無い患者を、診療科に知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：医療機関の一覧に無い紹介元と、診療科が読めない紹介状だけ
入力
- ・紹介状（FAX・郵送をスキャンしたもの）
- ・紹介元の医療機関の一覧
出力
- ・紹介の台帳（Excel）
- ・返書がまだの一覧
動かす前に確かめること
FAXの送り間違い
宛先違いのFAXが混ざることがあります。病院名が自院でない書類は、記録せずに人に回します。
患者の照合
紹介状の時点では患者IDが無い初診の人もいます。受診後に患者IDを足す欄を台帳に設けます。
個人情報の置き場所
台帳と紹介状のファイルは、地域連携室と担当の診療科だけが見られるフォルダに置きます。
RPAを使わなくてよい場合
紹介状を地域医療連携のネットワークや電子カルテの機能で受け取っているなら、その機能の一覧で足ります。
月15時間の作業が、2.5時間に
紹介状 月300件、1件3分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年150時間、時給3,000円で約45万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
紹介元ごとの件数も出せますか？
台帳から月ごとに紹介元別の件数を集計し、連携室の報告に使える表にできます。
返書を出したかはどう判断しますか？
返書を保存するフォルダか、電子カルテの文書の一覧を見て判断します。運用に合わせて決めます。
最終更新：
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