協力会社の安全書類の不足を確かめて催促する
紙やPDFで届く安全書類について、そろっているか、空欄が無いかを確かめる作業を自動にします。足りない会社には、何が足りないかを書いて催促します。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
現場の事務が、協力会社ごとに届いた書類を広げ、チェック表を見ながら再下請負通知書や作業員名簿の有無と空欄を確かめ、電話で催促している。
- 01自動
集める
受付用のメールに届いた安全書類を、協力会社ごとのフォルダに保存する
- 02AI
見分ける
届いたファイルが何の書類かを見分け、記入欄の空きを探す
- 03自動
突き合わせる
現場で必要な書類の表と比べ、足りない書類を一覧にする
- 04人
確かめる
保険の加入状況など、中身の判断が要る欄を確かめる
- 05自動
催促する
足りない書類と空欄を書いたメールを、協力会社に送る
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：社会保険の加入状況や資格の有効期限など、中身の判断が要る欄
入力
- ・協力会社から届く安全書類（PDF・Excel）
- ・現場で必要な書類の一覧
出力
- ・協力会社別の提出状況の一覧
- ・催促のメール
動かす前に確かめること
様式の違い
全建統一様式と会社独自の様式が混ざります。書類の種類ごとに、見る欄を先に決めます。
催促の文面は人が決める
取引の関係もあるので、催促の文面と送る頻度は現場と決めてから動かします。
クラウドで集めている場合
グリーンサイトなどで書類を集めている場合は、その画面の提出状況を使うほうが確かです。画面を自動で操作するときは利用規約を確かめます。
RPAを使わなくてよい場合
安全書類をクラウドのサービスで集めていて、未提出の一覧や催促の機能があるなら、それを使えば足ります。
月15時間の作業が、3時間に
協力会社の書類 月60社分、1件15分の作業が3分になる場合のモデル試算です。年144時間、時給3,000円で約43万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「書類の仕分け」
よくある質問
紙で届く書類も扱えますか？
スキャンして受付用のフォルダに入れれば、同じ手順で確かめます。
書類の有効期限も見てくれますか？
保険証券や資格証の期限を読み取り、期限が近いものを一覧にできます。
最終更新：
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