名刺の束を顧客リストのExcelにする
机にたまった名刺を、Excelの顧客リストにする作業を自動にします。SFAを入れていない会社でも、まずリストを作ることから始められます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
年に数回、名刺の束をアルバイトが1枚ずつExcelに打ち込み、会社名の表記ゆれは後で人が直している。
- 01自動
分ける
複数枚をまとめてスキャンしたPDFを、1枚ずつの画像に分ける
- 02AI
読む
会社名・部署・役職・氏名・住所・電話・メールを読み取る
- 03自動
そろえる
「(株)」と「株式会社」、全角と半角などの表記をそろえる
- 04自動
まとめる
同じメールアドレスの行を1つにし、新しい方の役職を残す
- 05人
確かめる
黄色に塗った自信のないセルだけを、名刺の画像と見比べる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：黄色に塗られた、読み取りに自信のないセル
入力
- ・名刺をまとめてスキャンしたPDF
出力
- ・顧客リスト（Excel）
- ・名刺1枚ずつの画像
動かす前に確かめること
スキャンの向きと間隔
名刺どうしが重なると、2枚を1枚として読むことがあります。スキャナーの名刺用の設定で、1枚ずつ読み込みます。
社外に出せるかを決める
画像のまま読む方式はクラウドのAIを使います。社内PCの文字認識だけで読むか、先に決めます。
RPAを使わなくてよい場合
名刺が月に数十枚までなら、スマートフォンの名刺管理アプリで撮る方が手早いことがあります。
月5.7時間の作業が、0.9時間に
名刺 1回500枚（年4回の平均を月に換算）、1件2分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年58時間、時給3,000円で約17万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
法人番号も付けられますか？
付けられます。会社名と住所で法人番号公表サイトを検索し、候補が1件のときだけ書き込みます。
できたリストをCRMに入れられますか？
入れられます。多くのCRMはCSVの取り込みがあるので、その形式で書き出す手順を足します。
最終更新：
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