賃貸契約の更新案内を作って送る
契約の満了が近い入居者に、更新の案内を作る作業を自動にします。条件の変更が無い契約は、案内の作成から送付の記録まで進めます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
管理部の担当が、毎月の初めに満了が近い契約を探し、Wordの案内に入居者名・物件・更新料を手で打ち込み、印刷して郵送している。
- 01自動
拾う
賃貸管理システムから、3か月後に満了する契約を書き出す
- 02自動
計算する
契約の条件から、更新料と新しい契約期間を計算する
- 03人
決める
賃料を見直す契約と、オーナーの意向がある契約だけ条件を決める
- 04自動
作る
案内の様式に差し込み、入居者ごとのPDFを作る
- 05自動
記録する
送付した日を台帳に書き、返事が無い入居者を翌月に知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：賃料を見直す契約と、オーナーの意向を聞く契約の条件
入力
- ・賃貸管理システムの契約の一覧
出力
- ・入居者ごとの更新案内（PDF）
- ・送付と返事の記録
動かす前に確かめること
定期借家の契約
定期建物賃貸借は更新ではなく、終了の通知の扱いが違います。契約の種類で流れを分けます。
法人契約の送り先
法人の契約は、入居者ではなく会社の担当部署に送ります。送り先の列を台帳に持たせます。
オーナーへの確認
賃料の見直しはオーナーの承認が要ります。承認の返事を待つ期間を見込んで、案内の時期を決めます。
RPAを使わなくてよい場合
賃貸管理システムに更新案内の作成と送付の管理の機能があるなら、それで足ります。
月10時間の作業が、2時間に
更新の案内 月60件、1件10分の作業が2分になる場合のモデル試算です。年96時間、時給3,000円で約29万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
メールで案内を送れますか？
入居者のアドレスがあれば、PDFを付けてメールで送る手順にできます。
更新の書類が戻ってきたら？
戻った書類をスキャンして入れれば、受け取りを台帳に記録する手順を足せます。
最終更新：
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