購買申請をもとに基幹システムに発注を登録する
承認された購買申請を見て、基幹システムに発注を打ち直す作業を自動にします。申請した人は、発注番号で進み具合を追えます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
購買担当が承認済みの申請を開き、品名と金額を見ながら基幹の発注入力画面に打ち込み、番号を申請者にメールしている。
- 01自動
申請を集める
承認済みで発注番号が空の申請を、kintoneから取り出す
- 02自動
コードに直す
仕入先名と品名を、基幹のコードに置き換える
- 03人
確かめる
マスタに無い仕入先や品目を含む申請だけを処理する
- 04自動
登録する
基幹の発注入力画面に、申請の内容で発注を登録する
- 05自動
書き戻す
発注番号を申請に書き込み、申請者に知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：マスタに無い仕入先や品目を含む申請
入力
- ・承認済みの購買申請（kintone）
出力
- ・基幹システムの発注
- ・発注番号を入れた申請
動かす前に確かめること
承認の金額の上限
申請の後で数量や単価が変わると、承認した金額を超えることがあります。超えるときは登録せず、申請者に戻します。
勘定科目と部門
経費か在庫かで、基幹の入力画面が変わることがあります。申請の区分で入力の手順を分けます。
RPAを使わなくてよい場合
基幹システムに発注のCSV取り込みがあるなら、kintoneから書き出して取り込む方が速いです。申請が月に数件なら手で入れても負担は小さいです。
月13.3時間の作業が、1.7時間に
購買申請 月200件、1件4分の作業が0.5分になる場合のモデル試算です。年140時間、時給3,000円で約42万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「システム間の二重入力」
よくある質問
申請がExcelとメールで出てきます。
Excelの申請書を読む形にもできます。承認の印やメールの返信を確かめてから登録します。
入荷したら申請者に知らせられますか？
できます。基幹の入荷の記録を見て、申請者に知らせる手順を足します。
最終更新：
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