議会の質問の通告を各課の答弁作成の依頼にまとめる
議会の質問の通告を、担当課ごとの答弁作成の依頼にまとめる作業を自動にします。各課の提出状況も、一覧で追いかけます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
議会の担当の職員が、通告の書面を読んで質問ごとに担当課を考え、Excelの一覧に打ち込み、各課にメールで依頼して提出を電話で追いかけている。
- 01AI
読む
通告の書面から、議員名・質問の項目・要旨を読み取る
- 02AI
割り振る
事務分掌の表をもとに、質問ごとに担当課の候補を付ける
- 03人
決める
担当の職員が、担当課の割り振りを確かめて決める
- 04自動
依頼する
担当課ごとに依頼表と期限を書いたメールを送る
- 05自動
取りまとめる
答弁の案が届いたら一覧に記録し、まだの課に期限前に知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：担当課の割り振りの確定（複数の課にまたがる質問を含む）
入力
- ・一般質問の通告（PDF・Word）
- ・事務分掌の表
出力
- ・答弁作成の依頼表（Excel）
- ・提出状況の一覧
動かす前に確かめること
割り振りは候補まで
複数の課にまたがる質問は、主に答える課の判断が要ります。AIは候補を出すだけにし、決めるのは職員です。
公開前の情報
答弁の案は公開前の情報です。保存先と送り先は、庁内の決まりに従って絞ります。
日程の短さ
通告から本会議までの日数が短い議会では、依頼のメールを締め切りの当日中に送れるよう、時刻を早めます。
RPAを使わなくてよい場合
議会の事務の支援システムで通告から答弁までを管理しているなら、そちらで足ります。
月8.5時間の作業が、2.3時間に
質問の項目 年4回で計200件（月平均17件）、1件30分の作業が8分になる場合のモデル試算です。年75時間、時給3,000円で約22万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
過去の答弁を参考に出せますか？
過去の会議録のファイルを置いておけば、似た質問の答弁を探して依頼表に添えられます。
答弁書の様式に整えるところまでできますか？
各課の案を、決まった様式の答弁書に並べて1つのファイルにまとめられます。
最終更新：
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