ジンベイ
生産管理・品質登録4M変更の申請メールが届いたとき（メール受信）

4M変更の申請を台帳に登録して期限を追う

人・機械・材料・方法の変更の申請を台帳に入れ、その後の期限を追う作業を自動にします。届け出の漏れや、初品確認の前の切り替えを防ぎます。

使うもの：Outlook・PDF・Excel

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

品質保証の担当が申請書を受けてExcelの台帳に書き、客先への届け出や初品確認の期限は手帳とメールで追っている。

  1. 01AI

    読む

    申請書から、変更の区分・品番・内容・理由・切替の予定日を読み取る

  2. 02自動

    登録する

    変更点の台帳に1行足し、品番から納入している客先を引く

  3. 03人

    判断する

    客先への届け出が要るか、どの審査が要るかを品質保証が決める

  4. 04自動

    見張る

    届け出・承認・初品確認・切替の期限を、近づいたら担当に知らせる

  5. 05自動

    閉じる

    初品確認の記録が届いたら、台帳を完了にする

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：客先へ届け出が要るかの判断と、審査の要否

入力

  • ・4M変更の申請書（PDF・Excel）

出力

  • ・変更点の台帳
  • ・期限の通知

動かす前に確かめること

届け出の判断はAIにさせない

客先との取り決めで届け出の要否が決まります。AIは申請を読んで台帳に入れるまでにし、判断は人が行います。

仕入先の変更

仕入先の工程や材料の変更も4Mにあたります。仕入先からの連絡も同じ台帳に入るよう、受付のアドレスを1つにします。

RPAを使わなくてよい場合

申請が月に数件なら、Excelの台帳とOutlookの予定表で期限を追うだけで足ります。件数が多く、客先ごとの期限がばらばらなときにRPAが効きます。

月10時間の作業が、2時間に

4M変更の申請 月30件、1件20分の作業が4分になる場合のモデル試算です。年96時間、時給3,000円で約29万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

よくある質問

客先への変更申請書も作れますか？

客先の書式があれば、台帳の内容を書式に写した下書きを作れます。出すのは人が確かめてからです。

承認の流れを入れられますか？

入れられます。台帳に登録する前に、上長の承認を挟む形にできます。

最終更新：

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