社内文書のWordをまとめてPDFに変換する
改訂したWordを、社内に公開するPDFへ直す作業を自動にします。変更履歴やコメントが残ったまま公開する事故も防ぎます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
改訂のたびに担当者がWordを開き、変更履歴を確かめてからPDFで保存し、公開用のフォルダに置き換えている。
- 01自動
集める
編集用フォルダから、今週更新されたWordを集める
- 02自動
調べる
変更履歴やコメントが残っていないかを調べる
- 03人
決める
履歴が残っていた文書だけ、確定してよいかを決める
- 04自動
変換する
「文書名_v版.pdf」で保存し、公開用フォルダの古い版と入れ替える
- 05自動
知らせる
差し替えた文書の一覧を、社内のチャットに流す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：変更履歴やコメントが残っていた文書だけ
入力
- ・更新したWord
出力
- ・公開用のPDF
- ・差し替えた文書の一覧
動かす前に確かめること
古い版の扱い
公開用フォルダで上書きすると、前の版がわからなくなります。古い版は日付を付けて別のフォルダに移します。
しおり（目次）
手順書のように長い文書は、見出しからしおりを作る設定があれば入れておきます。
RPAを使わなくてよい場合
変換する文書が月に数本なら、Word の「名前を付けて保存」でPDFを選ぶだけで足ります。
月4時間の作業が、0.4時間に
Word 月80ファイル、1件3分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年43時間、時給3,000円で約13万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
SharePointの文書ライブラリに置いたWordも変換できますか？
同期したフォルダか、ブラウザの画面から扱えます。保存先もSharePointにできます。
PDFにパスワードを付けられますか？
変換に使うアプリの保存の設定で付けられる場合は、その操作も手順に入れます。
最終更新：
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