Excelの更新をSharePointリストに反映する
取引先や他部署からExcelで届く更新を、SharePointリストに1件ずつ直す作業を自動にします。既にあるアイテムは更新し、無いものは足します。
使うもの：Excel・SharePoint
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
届いたExcelを見ながら、SharePointリストでアイテムを検索して編集し、無いものは新規に作っている。
- 01自動
見張る
更新の一覧がフォルダに置かれたら動き出す
- 02自動
探す
管理番号で、SharePointリストのアイテムを探す
- 03自動
反映する
あれば値を書き換え、無ければ新しいアイテムを作る
- 04自動
記録する
更新・追加・失敗を、結果の一覧に書く
- 05人
決める
同じ番号が2件あったアイテムだけ、どれを残すか決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：管理番号が重複していたアイテムだけ
入力
- ・更新の一覧（Excel）
出力
- ・更新したSharePointリスト
- ・結果の一覧
動かす前に確かめること
選択肢の列
選択肢の列に無い値は入りません。一覧の言い方をリストの選択肢に合わせる表を作っておきます。
権限
動かすアカウントに、リストの編集の権限が要ります。担当者の個人アカウントではなく、業務用のアカウントを使います。
RPAを使わなくてよい場合
最初にリストを作るだけなら、Excel の表からリストを作れます。ただし Excel からエクスポートしたリストは、その後の Excel の変更とはつながりません。定期的な更新が要るときに RPA が役立ちます。
月8.3時間の作業が、0.8時間に
アイテムの更新 月250件、1件2分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年90時間、時給3,000円で約27万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
添付ファイルの付いたアイテムも作れますか？
作れます。一覧に書かれたファイルを、アイテムの添付として付ける操作を足します。
リストのビューが変わっても動きますか？
検索して開く手順なので、ビューの変更には影響を受けにくいです。画面が大きく変わったときは、AIが直し方を提案します。
最終更新：
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