営業ごとの案件管理Excelを1つにまとめる
営業がそれぞれ持っている案件のExcelを、1つの一覧に貼り集める作業を自動にします。SFAを入れる前の会社でも、全体の見込みがすぐに分かります。
使うもの：SharePoint・Excel
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
営業課長が毎週、各営業のExcelを開いて案件をコピーし、自分の集計表に貼り付けてから見込みを足し上げている。
- 01自動
集める
SharePointの各営業のフォルダから、案件管理のExcelを開く
- 02AI
列を合わせる
人によって違う列の名前を、決まった列に当てはめる
- 03自動
そろえる
確度の書き方（A/B/C、%）と日付の形をそろえる
- 04自動
まとめる
1つの一覧に貼り、受注予定月ごとの見込み金額を集計する
- 05人
確かめる
決まりから外れた書き方の行だけを見て、本人に確かめる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：確度や金額の書き方が決まりから外れた行
入力
- ・営業ごとの案件管理Excel
出力
- ・全社の案件一覧（Excel）
- ・月別の見込み金額
動かす前に確かめること
同じ案件を2人が書く
共同で追っている案件は、2人の表に出て二重に数えられます。取引先と案件名が近い行は、候補として印を付けます。
同期の途中のファイル
SharePointの同期が終わる前に開くと、古い内容を読みます。最終更新日時を一覧に残します。
RPAを使わなくてよい場合
全員が同じ形のExcelを使うなら、Excelの Power Query でフォルダの中のファイルをまとめて読み込めます。形がばらばらで直せないときに、このレシピが効きます。
出典：Microsoft サポート：複数のファイルを含むフォルダーからデータをインポートする (Power Query)
月4時間の作業が、0.2時間に
営業12名の表 × 週1回、1件5分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年45時間、時給3,000円で約14万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
まとめた一覧をSalesforceに入れられますか？
入れられます。SFAに移る準備として、整えた一覧を取り込みの形で書き出します。
各営業の表を書き換えることはありますか？
ありません。読むだけで、元のExcelには手を付けません。
最終更新：
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