全社共通作成毎朝8時(スケジュール実行)

案件一覧から決まった形のフォルダを一括で作る

新しい案件のたびに、フォルダを1つずつ作ってひな形をコピーする作業を自動にします。人によって名前や階層がばらつくことも無くなります。

使うもの:Excel・共有フォルダ

いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

案件が決まるたびに、案件番号のフォルダを作り、その下に「見積」「契約」「納品」などを作って、ひな形のファイルをコピーしている。

  1. 01自動

    読む

    案件一覧から、フォルダがまだ無い案件を読む

  2. 02自動

    作る

    「案件番号_顧客名」のフォルダと、決まった下のフォルダを作る

  3. 03自動

    入れる

    見積書などのひな形をコピーし、案件番号を入れておく

  4. 04自動

    書き戻す

    作ったフォルダへのリンクを、一覧の行に書く

  5. 05人

    確かめる

    顧客名に使えない文字があった案件だけ確かめる

AI=読み取り・判断をAIが行う手順/自動=決まった手順で動く(実行時にAIを呼ばない)/人=人が確かめる手順

人が見る所:フォルダ名に使えない文字があった案件だけ

入力

  • ・案件一覧(Excel)
  • ・フォルダとひな形の雛形

出力

  • ・案件ごとのフォルダ一式
  • ・リンクを書いた案件一覧

動かす前に確かめること

下のフォルダの権限

契約のフォルダだけ見る人を絞るなど、権限が違う場合は、作った後の権限の設定まで手順に入れます。

階層の変更

階層の形を変えるときは、雛形のフォルダだけを直します。手順の側は直さずに済むようにしておきます。

RPAを使わなくてよい場合

フォルダの名前を作るだけなら、Excel で作った一覧をもとにコマンドで一度に作る方法もあります。ひな形のコピーやリンクの書き戻しまで要るときに RPA が向きます。

月4時間の作業が、0.2時間に

新しい案件 月40件、1件6分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年46時間、時給3,000円で約14万円にあたります。

※ モデル試算です(導入企業の実績ではありません)。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

よくある質問

SharePointやBoxにフォルダを作れますか?

作れます。ブラウザの画面か、同期したフォルダでフォルダを作る手順にします。

案件が終わったらフォルダを移せますか?

できます。一覧の状態が「完了」になったら、保管用の場所へ移す手順を足します。

最終更新:

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自社の業務で、減らせる時間を確かめる。

件数と1件の時間などに答えると、自動化に向くかと減らせる時間の目安が、その場でわかります。

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