案件一覧から決まった形のフォルダを一括で作る
新しい案件のたびに、フォルダを1つずつ作ってひな形をコピーする作業を自動にします。人によって名前や階層がばらつくことも無くなります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
案件が決まるたびに、案件番号のフォルダを作り、その下に「見積」「契約」「納品」などを作って、ひな形のファイルをコピーしている。
- 01自動
読む
案件一覧から、フォルダがまだ無い案件を読む
- 02自動
作る
「案件番号_顧客名」のフォルダと、決まった下のフォルダを作る
- 03自動
入れる
見積書などのひな形をコピーし、案件番号を入れておく
- 04自動
書き戻す
作ったフォルダへのリンクを、一覧の行に書く
- 05人
確かめる
顧客名に使えない文字があった案件だけ確かめる
AI=読み取り・判断をAIが行う手順/自動=決まった手順で動く(実行時にAIを呼ばない)/人=人が確かめる手順
人が見る所:フォルダ名に使えない文字があった案件だけ
入力
- ・案件一覧(Excel)
- ・フォルダとひな形の雛形
出力
- ・案件ごとのフォルダ一式
- ・リンクを書いた案件一覧
動かす前に確かめること
下のフォルダの権限
契約のフォルダだけ見る人を絞るなど、権限が違う場合は、作った後の権限の設定まで手順に入れます。
階層の変更
階層の形を変えるときは、雛形のフォルダだけを直します。手順の側は直さずに済むようにしておきます。
RPAを使わなくてよい場合
フォルダの名前を作るだけなら、Excel で作った一覧をもとにコマンドで一度に作る方法もあります。ひな形のコピーやリンクの書き戻しまで要るときに RPA が向きます。
月4時間の作業が、0.2時間に
新しい案件 月40件、1件6分の作業が0.3分になる場合のモデル試算です。年46時間、時給3,000円で約14万円にあたります。
※ モデル試算です(導入企業の実績ではありません)。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
SharePointやBoxにフォルダを作れますか?
作れます。ブラウザの画面か、同期したフォルダでフォルダを作る手順にします。
案件が終わったらフォルダを移せますか?
できます。一覧の状態が「完了」になったら、保管用の場所へ移す手順を足します。
最終更新:
関連する自動化レシピ
全社共通|Excel・共有フォルダ
見積書のExcelを案件管理表に転記する
月7.5時間 → 0.8時間(モデル試算)
全社共通|Excel・共有フォルダ・Outlook
支店ごとの報告Excelを1つの表に集約する
月5時間 → 0.7時間(モデル試算)
全社共通|Excel・Word・PDF・共有フォルダ
Excelの一覧から契約書のWordを1件ずつ作る
月8時間 → 1時間(モデル試算)
全社共通|Excel・PDF・共有フォルダ
Excelの様式に一覧の値を差し込み、一括で作る
月10時間 → 1時間(モデル試算)
全社共通|Excel・PDF・共有フォルダ
フォルダ内のExcelをまとめてPDFに変換する
月5時間 → 0.3時間(モデル試算)
全社共通|CSVファイル・共有フォルダ・Excel
毎日出るCSVを1つのファイルに結合する
月2時間 → 0.1時間(モデル試算)
検討に使える資料

ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集|基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート(Excel)|削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド(WinActor・UiPath対応)|いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了(2027年8月31日)などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値(UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%)をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るExcel(Microsoft Corporation)は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。