Outlookの予定をExcelに書き出して工数を集計する
予定表を見ながら工数の表を作る作業を自動にします。予定の件名から、どの案件の時間かをAIが見立てます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
月末に、各自がOutlookの予定を見返して、案件ごとの時間をExcelの工数表に手で書き写している。
- 01自動
書き出す
メンバーの前月の予定を、件名・開始・終了の一覧にする
- 02AI
見立てる
件名から、案件と作業の種類を見立てる
- 03自動
集計する
人×案件ごとに時間を足し、工数の表にする
- 04人
直す
案件を見立てられなかった予定だけを、本人が直す
- 05自動
仕上げる
直した内容で集計し直し、表を保存する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：案件を見立てられなかった予定だけ（本人が直す）
入力
- ・メンバーのOutlookの予定
出力
- ・工数の表（Excel）
動かす前に確かめること
非公開の予定
非公開の予定は、件名が見えません。集計から外すか、本人に入れてもらうかを決めます。
件名の付け方
件名に案件番号を入れる決まりにすると、見立ての誤りがぐっと減ります。
RPAを使わなくてよい場合
自分の予定だけなら、予定を書き写して Excel のピボットテーブルで集計すれば足ります。メンバーが多く、案件の見立てが要るときに自動が役立ちます。
月10時間の作業が、1時間に
メンバー 月20人分、1件30分の作業が3分になる場合のモデル試算です。年108時間、時給3,000円で約32万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
工数の管理システムに入力できますか？
できます。集計した時間を、工数管理の画面に入力する手順を足せます。
Googleカレンダーでもできますか？
できます。ブラウザでカレンダーを開くか、書き出したファイルを使います。
最終更新：
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