発注書のPDFを仕入先ごとにFAXで送る
FAXでしか受けてくれない仕入先へ、発注書を1件ずつ送る作業を自動にします。送れたかどうかも一覧に残します。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
発注書を印刷して複合機の前に立ち、仕入先ごとに番号を押して送り、送信の結果の紙を発注書に留めている。
- 01自動
集める
今日の発注書のPDFと、送る仕入先を集める
- 02自動
合わせる
仕入先の一覧から、FAX番号を引く
- 03自動
送る
PC-FAXかインターネットFAXの画面で、1件ずつ送る
- 04自動
記録する
送った時刻と結果を、発注の一覧に書く
- 05人
対応する
話し中などで失敗した仕入先だけ、送り直すか電話する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：送信に失敗した仕入先だけ
入力
- ・発注書のPDF
- ・仕入先の一覧（FAX番号つき）
出力
- ・送信したFAX
- ・送信の記録
動かす前に確かめること
番号の誤り
FAX番号が古いと、別の会社に発注書が届きます。番号の一覧を定期的に見直し、初めての番号は人が確かめます。
送信の結果を待つ
FAXは送り終わるまで時間がかかります。結果の画面を見て、成功と失敗を記録してから次に進みます。
RPAを使わなくてよい場合
仕入先がメールやWeb-EDIで受けてくれるなら、そちらに切り替える方が速くて確実です。インターネットFAXのサービスに、メールで送るとFAXになる機能があれば、それも使えます。
月8.3時間の作業が、0.8時間に
発注のFAX 月250件、1件2分の作業が0.2分になる場合のモデル試算です。年90時間、時給3,000円で約27万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
届いたFAXの注文を読むこともできますか？
できます。受信したFAXの画像から、品名や数量を読み取って一覧にする手順を作れます。
複合機から直接送れますか？
複合機のWeb画面やPC-FAXのソフトを、PCの画面で操作できれば送れます。機種ごとに確かめます。
最終更新：
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