保存期限を過ぎたファイルを保管用フォルダへ移す
いっぱいになった共有フォルダから、使われていない古いファイルを移す作業を自動にします。移したものは一覧に残すので、後から探せます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
共有フォルダの容量が足りなくなるたびに、担当者が古そうなフォルダを開いて、日付を見ながら別の場所へ移している。
- 01自動
探す
最後の更新から3年を過ぎたファイルを探す
- 02自動
外す
規程や契約書など、移さないと決めたフォルダを外す
- 03人
決める
候補の一覧を見て、移してよいかを決める（初回と迷うものだけ）
- 04自動
移す
元のフォルダの形を保ったまま、保管用のフォルダへ移す
- 05自動
残す
移したファイルと、元の場所の一覧を保存する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：初回の候補の一覧と、移してよいか迷うファイル
入力
- ・共有フォルダ
- ・移さないフォルダの表
出力
- ・保管用フォルダへ移したファイル
- ・移したファイルの一覧（Excel）
動かす前に確かめること
法律で決まった保存期間
帳簿や契約書などは、法律で保存の期間が決まっています。消さずに移すだけにし、消すかどうかは規程に従います。
リンク切れ
Excelの中で別のファイルを参照していると、移した後でリンクが切れます。参照の多いフォルダは外します。
RPAを使わなくてよい場合
ファイルサーバーやクラウドストレージに、保持や自動の階層移動の機能があるなら、そちらで設定する方が確実です。情報システム部門に確かめます。
月3時間の作業が、0.3時間に
整理 月1回、1件180分の作業が20分になる場合のモデル試算です。年32時間、時給3,000円で約10万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
重複しているファイルも探せますか？
探せます。同じ名前と大きさのファイルを一覧にし、消すかどうかは人が決めます。
移したファイルを元に戻せますか？
戻せます。移した一覧に元の場所が残っているので、それを使って戻す手順にできます。
最終更新：
関連する自動化レシピ
全社共通｜Excel・共有フォルダ
見積書のExcelを案件管理表に転記する
月7.5時間 → 0.8時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・共有フォルダ・Outlook
支店ごとの報告Excelを1つの表に集約する
月5時間 → 0.7時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・Word・PDF・共有フォルダ
Excelの一覧から契約書のWordを1件ずつ作る
月8時間 → 1時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・PDF・共有フォルダ
Excelの様式に一覧の値を差し込み、一括で作る
月10時間 → 1時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・PDF・共有フォルダ
フォルダ内のExcelをまとめてPDFに変換する
月5時間 → 0.3時間（モデル試算）
全社共通｜CSVファイル・共有フォルダ・Excel
毎日出るCSVを1つのファイルに結合する
月2時間 → 0.1時間（モデル試算）
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るExcel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。