Excelの予定表をOutlookの予定に一括登録する
Excelでまとめた予定を、1件ずつOutlookに入れ直す作業を自動にします。変わった予定だけを直すので、二重の登録もしません。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
月の点検の予定表をExcelで作ったあと、担当者ごとにOutlookの予定を1件ずつ作り、変更があれば探して直している。
- 01自動
読む
予定表から、日時・場所・担当者・内容を読む
- 02自動
比べる
前回登録した内容と比べ、増えた・変わった・消えた予定を出す
- 03自動
登録する
Outlookの予定を作るか直し、担当者を出席者に入れる
- 04自動
調べる
担当者のほかの予定と重なっていないかを調べる
- 05人
決める
重なった予定だけ、どちらを動かすか決める
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：ほかの予定と重なった予定だけ
入力
- ・予定表（Excel）
出力
- ・Outlookの予定
動かす前に確かめること
予定を消すとき
Excelから消した予定を、Outlookで消すかどうかを決めます。出席者にキャンセルの知らせが届くことも伝えておきます。
代理の権限
ほかの人の予定表に直接書き込むには、代理の権限が要ります。会議の出席依頼として送る形の方が始めやすいです。
RPAを使わなくてよい場合
自分の予定表に一度だけ入れるなら、手で登録しても手間は小さいです。担当者が何人もいて、変更が続くときに自動が役立ちます。
月5時間の作業が、0.3時間に
予定 月200件、1件1.5分の作業が0.1分になる場合のモデル試算です。年56時間、時給3,000円で約17万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
Googleカレンダーにも登録できますか？
できます。ブラウザでGoogleカレンダーを開き、同じ手順で登録します。
逆にOutlookの予定からExcelの予定表を作れますか？
作れます。予定表を読み、担当者別の一覧にする手順にします。
最終更新：
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