配布するExcelにまとめてパスワードを付ける
何十ものExcelを開いて、1つずつパスワードを付ける作業を自動にします。人ごとに違うパスワードでも取り違えません。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
配布するExcelを1つずつ開き、「ブックの保護」からパスワードを入れて保存し、パスワードの一覧と見比べている。
- 01自動
読む
配布前のフォルダのファイルと、相手ごとのパスワードの表を読む
- 02自動
合わせる
ファイル名の社員番号や取引先コードで、パスワードを決める
- 03自動
付ける
Excelを開き、読み取りのパスワードを付けて保存し直す
- 04自動
確かめる
保存したファイルを、パスワードで開けるかを確かめる
- 05人
対応する
表にパスワードが無かったファイルだけ対応する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：表に相手が見つからなかったファイルだけ
入力
- ・配布するExcel
- ・相手ごとのパスワードの表
出力
- ・パスワードを付けたExcel
動かす前に確かめること
パスワードの表の守り
パスワードの表そのものが漏れると意味がありません。見られる人を絞った場所に置きます。
送り方
パスワードを同じ経路のメールで送ると、守りになりません。共有リンクで配る方法も含めて、会社のルールを確かめます。
RPAを使わなくてよい場合
社内だけで配るなら、パスワードを付けずに、見られる人を絞った共有フォルダや SharePoint に置く方が安全で手間も少ないです。
月3.3時間の作業が、0.2時間に
配布ファイル 月200件、1件1分の作業が0.05分になる場合のモデル試算です。年38時間、時給3,000円で約11万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
PDFにパスワードを付けることもできますか？
できます。PDFを作るアプリの保存の画面で付ける手順にします。
付けたパスワードを相手に知らせられますか？
できますが、ファイルと別の経路で知らせるなど、会社のルールに合わせて決めます。
最終更新：
関連する自動化レシピ
全社共通｜Excel・共有フォルダ
見積書のExcelを案件管理表に転記する
月7.5時間 → 0.8時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・共有フォルダ・Outlook
支店ごとの報告Excelを1つの表に集約する
月5時間 → 0.7時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・Word・PDF・共有フォルダ
Excelの一覧から契約書のWordを1件ずつ作る
月8時間 → 1時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・PDF・共有フォルダ
Excelの様式に一覧の値を差し込み、一括で作る
月10時間 → 1時間（モデル試算）
全社共通｜Excel・PDF・共有フォルダ
フォルダ内のExcelをまとめてPDFに変換する
月5時間 → 0.3時間（モデル試算）
全社共通｜CSVファイル・共有フォルダ・Excel
毎日出るCSVを1つのファイルに結合する
月2時間 → 0.1時間（モデル試算）
検討に使える資料
ジンベイ GenRPA・情報収集
AIエージェント型RPA 業務例集｜基幹システムへの転記・FAX受注の入力ほか7業務のモデル試算
注文書の取り込み、Excelからの転記、請求書の会計システムへの登録、システム間の二重入力など、ジンベイ GenRPAで自動にできる7つの業務を「いまの手順・ジンベイ GenRPAの手順・人が見る所・モデル試算」の同じ書式でまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・稟議・社内説明
RPA上申用 費用対効果試算シート（Excel）｜削減額・回収期間・稟議の説明文を自動計算
業務ごとの件数と1件あたりの時間を入れると、年間の削減額、ジンベイ GenRPAの初年度・2年目からの費用、回収期間、部長決裁に収まるかの目安と、稟議書に貼れる説明文ができるExcelです。
PDF・Excel 5ページ
資料の内容を見る
ジンベイ GenRPA・比較検討
RPA乗り換えガイド（WinActor・UiPath対応）｜いまのシナリオを作り直さずに移す手順
WinActor 7.6系のサポート終了（2027年8月31日）などRPAの更新期に向けて、バージョンアップと乗り換えの比べ方、シナリオをジンベイ GenRPAのフローに変換する流れ、変換の実測値（UiPath公開プロジェクト34,851手順でそのまま変換94.8%）をまとめました。
PDF 14ページ
資料の内容を見るExcel（Microsoft Corporation）は、それぞれの会社の商標または登録商標です。記載の会社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。ジンベイ GenRPAは、各製品の開発元とは関係のない、ジンベイ株式会社の製品です。当社では、製品・版ごとの動作の確認はしていません。