FAXやメールの出荷依頼書をWMSに入力する
荷主ごとに書式が違う出荷依頼書を読み取り、WMSの出荷指示に入れる作業を自動にします。午前の締めまでに入力が追いつかない倉庫に向いています。
使うもの：PDF・Outlook・倉庫管理システム(WMS)
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
複合機で受けたFAXとメールのPDFを印刷し、事務の担当者がWMSの出荷指示の画面に1行ずつ打ち込んでいる。
- 01自動
受け取る
FAXのPDFとメールの添付を、受付のフォルダに集める
- 02AI
読む
荷主・届け先・品名・数量・希望日を書式に関係なく読み取る
- 03自動
引き当てる
荷主の品名を、WMSの商品コードに引き当てる
- 04人
確かめる
自信のない項目と、引き当てられない品名だけを原本と見比べる
- 05自動
登録する
WMSの出荷指示の画面に入力し、依頼書を処理済みに移す
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：手書きの数量など自信のない項目と、品名が引き当てられない行だけ
入力
- ・FAX・メールで届く出荷依頼書（PDF・画像・Excel）
出力
- ・WMSに登録した出荷指示
- ・処理済みの依頼書と処理の記録
動かす前に確かめること
荷主ごとの品名の対応表
荷主の呼び名とWMSの商品コードは、対応表で結び付けます。新しい品名が出たら表に足す担当を決めておきます。
締め時刻の後の依頼
当日出荷の締めを過ぎて届いた依頼は、翌日扱いにするか荷主に確かめるか、決まりをフローに入れます。
訂正のFAX
同じ依頼の訂正版が後から届くことがあります。依頼番号が同じものは上書きにせず、人の確認に回します。
RPAを使わなくてよい場合
荷主がWMSの取込形式のCSVで依頼を送れるなら、WMSの取り込み機能で足ります。書式がばらばらの紙やPDFで届く荷主が多いときにRPAが効きます。
月53.3時間の作業が、10.7時間に
出荷依頼書 月800枚、1件4分の作業が0.8分になる場合のモデル試算です。年512時間、時給3,000円で約154万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「注文書の取り込み」
よくある質問
手書きの依頼書も読めますか？
読めます。崩れた字や訂正のある所は自信が低く出るので、人の確認に回ります。
読み取りは社外に送られますか？
文字の読み取りは同梱のローカルLLMで、社内のPCだけで行えます。画像のまま読む方式を選ぶとクラウドのAIを使います。
最終更新：
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