入社者のアカウントを複数のシステムに作る
入社が決まった人のアカウントを、社内で使う複数のシステムに作る作業を自動にします。システムごとの作成状況を一覧に残すので、作り忘れが分かります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
人事からの入社連絡メールを受けて、AD・メール・勤怠・経費・業務システムの管理画面を順に開き、それぞれでアカウントを作っている。
- 01自動
入社者を集める
SmartHRの画面から、入社日が近い人の一覧を書き出す
- 02AI
必要なものを決める
部署と職種から、作るシステムと権限の種類を対応表で当てる
- 03人
承認する
権限の種類が対応表で決まらない人だけ、上長が選ぶ
- 04自動
作成する
各システムの管理画面で、順にアカウントを作る
- 05自動
記録する
システムごとの作成日と結果を、アカウント台帳に書く
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：付与ルールで権限が決まらない人の承認だけ
入力
- ・SmartHRの入社者情報
- ・部署・職種ごとの付与ルール表
出力
- ・各システムのアカウント
- ・アカウント台帳（Excel）
動かす前に確かめること
システムごとの管理者アカウント
各システムに、アカウント作成だけができるRPA用の管理者を用意します。人の管理者IDを共有して使うのはやめます。
人事情報の扱い
人事システムからは、作成に要る項目だけを書き出します。給与や住所などは取り出さない設定にします。
入社取り消し
内定辞退などで入社が取り消された場合に、作ったアカウントを止める手順も同じ台帳から動かせるようにします。
RPAを使わなくてよい場合
使うシステムが少なく、どれもディレクトリと連携したシングルサインオンでアカウントが自動で作られるなら、RPAは要りません。連携のない業務システムが残る会社に向く方法です。
月6時間の作業が、1時間に
入社者 月10人×6システム、1件6分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年60時間、時給3,000円で約18万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
よくある質問
SmartHR以外の人事システムでも動きますか？
画面から入社者の一覧を出せれば、同じ流れで動かせます。Excelの一覧を受け取る形にもできます。
PCやスマートフォンの手配も一緒に管理できますか？
台帳に機器の列を足し、手配の依頼メールを送る手順を加えられます。
最終更新：
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