名刺の申請をまとめて発注サイトに入力する
名刺の申請を集めて、発注サイトに1人ずつ入れる作業を自動にします。人事の情報と照らすので、役職や部署の書き間違いが減ります。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
名刺の申請のExcelを見ながら、発注サイトに氏名・所属・役職・電話番号を1人ずつ入れ、校正を確かめて注文している。
- 01自動
集める
名刺の申請の一覧から、未発注の申請を集める
- 02自動
照らす
人事システムの所属と役職と照らし、違う所に印を付ける
- 03自動
入力する
発注サイトで決まったデザインを選び、項目と枚数を入れる
- 04人
確かめる
校正の画面を総務が見て、注文を確定する
- 05自動
記録する
申請の一覧に注文日と注文番号を書き、本人に知らせる
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：校正の画面の見た目と、注文の確定
入力
- ・名刺の申請の一覧（Excel）
- ・人事システムの所属と役職
出力
- ・発注サイトの注文の下書き
- ・注文日を書いた申請の一覧
動かす前に確かめること
発注サイトの利用規約
発注サイトを自動で操作してよいかを、利用規約で確かめます。法人向けの一括注文の仕組みがあれば、そちらを使います。
異動の時期
異動の発令日より前に、新しい役職の名刺を注文しないようにします。発令日が過ぎた申請だけを扱います。
RPAを使わなくてよい場合
名刺の発注サイトに、社員が自分で申請して総務が承認する仕組みがあるなら、その機能で足ります。申請をExcelで集めている会社に向きます。
月3時間の作業が、0.5時間に
名刺の申請 月30件、1件6分の作業が1分になる場合のモデル試算です。年30時間、時給3,000円で約9万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「Webシステム・Web-EDI」
よくある質問
英語の名刺も作れますか？
作れます。英語の表記の欄を申請の一覧に足し、裏面の項目に入れます。
請求書の受け取りまで続けられますか？
続けられます。発注サイトから請求書をダウンロードして、経理のフォルダに置く手順を足せます。
最終更新：
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