ジンベイ
人事・労務作成毎月の締めの翌営業日（スケジュール実行）

年次有給休暇管理簿をExcelで作る

社員ごとに有給の付与と取得を並べた管理簿を、毎月作り直す作業を自動にします。監督署の調査などで求められたときも、すぐ出せます。

使うもの：ジョブカン・Excel・共有フォルダ

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いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順

いまのやり方

勤怠システムの休暇の記録を出し、社員ごとのシートに基準日・付与日数・取得した日を書き写して管理簿にしている。

  1. 01自動

    出す

    勤怠システムから休暇の付与と取得の記録を出す

  2. 02自動

    並べる

    社員ごとに、基準日・付与日数・取得した日と日数を並べる

  3. 03自動

    照らす

    付与日数から取得を引いた残りが、勤怠システムの残日数と合うか見る

  4. 04人

    確かめる

    残日数が合わない社員だけ、労務の担当が記録を直す

  5. 05自動

    保存する

    年月を付けた名前で、管理簿を共有フォルダに置く

AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順

人が見る所：勤怠システムの残日数と管理簿の計算が合わない社員

入力

  • ・勤怠システムの休暇の記録
  • ・社員の一覧

出力

  • ・年次有給休暇管理簿（Excel）

動かす前に確かめること

書く項目

管理簿には、基準日・日数・取得した時季を社員ごとに書きます。会社の様式があれば、それに合わせます。

退職者の管理簿

退職した社員の管理簿も、決められた期間は残します。在籍者だけで作り直すと消えてしまうので、年度ごとに別のファイルにします。

保存先の権限

休暇の取得日は個人の情報です。保存先は労務の担当だけが開ける場所にします。

RPAを使わなくてよい場合

勤怠システムに年次有給休暇管理簿の帳票があり、そのまま保存してよいなら、その帳票を毎月出すだけで足ります。会社の様式に合わせ直したいときに向きます。

出典：厚生労働省 働き方・休み方改善ポータル「年次有給休暇の取得促進」

月2.5時間の作業が、0.2時間に

社員 150人・月1回、1件150分の作業が10分になる場合のモデル試算です。年28時間、時給3,000円で約8万円にあたります。

※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。

手順と試算をもっと詳しく：活用例「Excelからの転記」

よくある質問

賃金台帳と一緒に保存できますか？

できます。管理簿は労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ってもよいとされているので、同じフォルダの決まりで保存します。

紙で配っている会社でも使えますか？

使えます。Excelで作ったあと、印刷用のPDFを社員ごとに出す手順を足します。

最終更新：

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