残業時間を部署別にExcelで集計する
勤務データを部署ごとに並べ直し、残業時間の集計表を作る作業を自動にします。前月との差も表に出すので、会議の資料にそのまま使えます。
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
勤怠システムから勤務データを出し、Excelのピボットで部署別に集計して、グラフを貼り直してから管理職に送っている。
- 01自動
出力する
勤怠システムの画面から前月の勤務データをCSVで出す
- 02自動
集計する
部署別・社員別に、法定外残業と休日労働の時間を足す
- 03自動
比べる
前月と前年同月の集計を並べ、増えた部署に色を付ける
- 04AI
まとめる
増減の大きい部署を、数行のコメントにまとめる
- 05人
確かめる
労務の担当がコメントと数字を見てから、管理職に配る
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：前月から大きく増えた部署と、AIが書いたコメントの中身
入力
- ・勤怠システムの勤務データ（CSV）
- ・部署のマスタ（Excel）
出力
- ・部署別の残業集計表とグラフ（Excel）
- ・管理職あてのメール
動かす前に確かめること
残業の定義を揃える
所定外と法定外のどちらを残業と呼ぶかで数字が変わります。集計の前に、出力する項目を決めておきます。
異動した社員
月の途中で異動した社員は、どちらの部署に入れるかを決めます。発令日で分けるのか、月末の所属で数えるのかです。
配る範囲
社員別の表は、その部署の管理職だけに送ります。全社の表は部署別の合計だけにします。
RPAを使わなくてよい場合
勤怠システムの集計画面で部署別の合計が見られ、グラフや前月比が要らないなら、その画面を共有するだけで足ります。
月3時間の作業が、0.3時間に
部署 20・月1回、1件180分の作業が15分になる場合のモデル試算です。年33時間、時給3,000円で約10万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「売上の日次レポート」
よくある質問
勤務データの出し方はどう決めますか？
ふだん給与計算に使っている出力の形式をそのまま使います。項目の並びが変わったら、集計の手順を合わせます。
週ごとの速報も作れますか？
作れます。毎週月曜に途中までの数字を集計し、同じ形式で送る手順を足します。
最終更新：
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