有給5日の取得が足りない社員に知らせる
社員ごとに違う基準日を見ながら、有給の取得が足りない人を探して知らせる作業を自動にします。残りの日数と期限も一緒に伝えます。
使うもの：KING OF TIME・Excel・Outlook
いまのやり方と、ジンベイ GenRPAの手順
いまのやり方
勤怠システムの有給の一覧をExcelに出し、基準日から1年の期限と取得日数を手で数えて、足りない社員に声をかけている。
- 01自動
取り出す
勤怠システムから、社員ごとの付与日・付与日数・取得日数を出す
- 02自動
数える
10日以上付与された社員について、期限と取得の残りを計算する
- 03自動
知らせる
足りない見込みの社員と上長に、残りの日数と期限を送る
- 04人
相談する
期限の2か月前でも足りない社員は、労務の担当が時季の指定を相談する
AI＝読み取り・判断をAIが行う手順／自動＝決まった手順で動く（実行時にAIを呼ばない）／人＝人が確かめる手順
人が見る所：期限の2か月前でも5日に届かない社員
入力
- ・勤怠システムの有給の付与・取得の一覧
- ・社員と上長の対応表
出力
- ・取得が足りない社員の一覧（Excel）
- ・本人と上長へのメール
動かす前に確かめること
時間単位の有給は数えない
厚生労働省の案内では、時間単位で取った有給は年5日に含められません。半日単位は含められます。
基準日が人によって違う
入社日で付与する会社は、社員ごとに期限が違います。全員を同じ年度で数えないようにします。
通知は本人と上長だけ
取得日数は個人の情報です。部署の全員に一覧を回さず、本人と上長だけに送ります。
RPAを使わなくてよい場合
勤怠システムに年5日の取得義務のアラートがあり、本人への通知だけで足りるなら、その機能を使います。上長への同報や記録が要るときに向きます。
月2時間の作業が、0.2時間に
社員 300人・月1回、1件120分の作業が10分になる場合のモデル試算です。年22時間、時給3,000円で約7万円にあたります。
※ モデル試算です（導入企業の実績ではありません）。件数と時間を自社の値にすると、導入診断で目安が出ます。
手順と試算をもっと詳しく：活用例「売上の日次レポート」
よくある質問
残日数だけを全員に知らせられますか？
知らせられます。毎月の初めに、本人に残日数と失効の近い日数を送る手順にできます。
計画的付与の日はどう数えますか？
計画的付与で取った日も5日に含められます。勤怠システムで有給として記録されていれば、そのまま数えます。
最終更新：
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